對(duì)于采購人員來講，采購超收是很頭痛的問題，特別是電子元器件的采購，采購訂單下10,000個(gè)，廠商送貨時(shí)，為了保證產(chǎn)品品質(zhì)，均會(huì)多送一些。當(dāng)然，這種原因多送的部分是算贈(zèng)品，不要錢的，對(duì)于采購方來講，當(dāng)然要收。而有時(shí)，廠商多送的部分是要錢的，當(dāng)然采購方是不能收的。

而收與不收，很難控制，也很難監(jiān)督。但因此而產(chǎn)生庫存積壓的后果卻是讓管理者非常心痛的。

根據(jù)多年的企業(yè)信息化經(jīng)驗(yàn)，建議通過下面幾種方法進(jìn)行管理監(jiān)督，可以有效的控制采購超收的情況：

1.管理上進(jìn)行規(guī)范。因?yàn)槭樟系氖莻}管人員，對(duì)他們的作業(yè)流程進(jìn)行規(guī)范。

2.如果上了ERP系統(tǒng)，可通過采購訂單轉(zhuǎn)采購入庫單的方式進(jìn)行超收的控制，具體方法如下：

（1）采購入庫單一定要由采購訂單轉(zhuǎn)單產(chǎn)生，這樣，如果有超收，則采購訂單的【未入庫數(shù)量】欄位會(huì)因?yàn)槌斩@示為負(fù)數(shù)。

圖1 采購訂單

（2）結(jié)合提醒精靈功能，只要有超收的狀況發(fā)生，采購人員立刻會(huì)收到異常提醒。

圖2 采購超收提醒

（3）如果是廠商多送的是屬于贈(zèng)品的時(shí)候，在采購訂單轉(zhuǎn)采購入庫單時(shí)，采購入庫的數(shù)量仍需為原采購訂單數(shù)量，超出的贈(zèng)品部分，需在采購入庫單上新增一條分錄記錄數(shù)量，并勾選【贈(zèng)品】欄位。

圖3 采購入庫單

（4） 如果廠商多送的是要收錢的時(shí)候，倉庫人員需通知采購人員，由采購人員判斷是否要收，如果不收，則請(qǐng)對(duì)方拉回去；如果采購?fù)馐肇?，則在入庫單上新增一條分錄，并【贈(zèng)品】欄位不勾選。（見上圖的第6條分錄）

（5） 同時(shí)，采購人員會(huì)在提醒精靈中收到非贈(zèng)品的采購入庫的提醒。

圖4 采購超收入庫提醒

（6）如果，倉庫在未通知采購的情況下多收了非贈(zèng)品的貨，不論是用第3條的方法，還是第6條的方法做了入庫單，采購人員均會(huì)第一時(shí)間了解到異常情況，并及時(shí)作出正確的處理。

結(jié)合ERP系統(tǒng)，同時(shí)配合嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度，一定會(huì)將采購超收的情況降到最低，最大限度的降低因采購超收而導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)損失。