在電子行業(yè)中，電子元器件貿(mào)易商與供應(yīng)商簽訂交易合同的時候，會先預(yù)先支付一筆金額作為預(yù)付款。后續(xù)進(jìn)貨之后，可用這筆預(yù)付款進(jìn)行沖抵，不足款項再補(bǔ)差額。

日常采購進(jìn)貨后，財務(wù)是如何沖銷預(yù)付款的呢？

1、新增應(yīng)付沖款單，然后去選擇對應(yīng)的供應(yīng)商，在“載入”菜單中選擇“載入預(yù)付”。

2、 在“載入”菜單中選擇“載入賬款”。根據(jù)供應(yīng)商的情況選擇相應(yīng)條件的賬款?？蛇x擇載入單幣別賬款、多幣別賬款、多條件這些條件可選擇。人為去篩選，看這筆預(yù)付款是沖抵哪一筆賬款。

3、點(diǎn)擊保存并復(fù)核單據(jù)，預(yù)付款的沖款操作這才算完成了。

由上面的操作可見，一張預(yù)付款單的沖款操作是繁瑣的。不僅要手動去打單，打單時的細(xì)節(jié)更是得多加注意。

況且，這預(yù)付款是在簽訂合同就打款進(jìn)來，后期進(jìn)貨后才進(jìn)行沖銷賬款的，這時間周期很長。

當(dāng)不確定沖抵哪一筆賬款的時候，還得去咨詢相應(yīng)的采購人員進(jìn)行確認(rèn)，增加了溝通成本。

預(yù)付款(訂金)自動沖款，提高財務(wù)工作效率

現(xiàn)在通過使用正航ERP系統(tǒng)，在制作應(yīng)付確認(rèn)單時，只要設(shè)定“預(yù)付自動沖款”，在采購訂單進(jìn)貨產(chǎn)生賬款之后，系統(tǒng)就會自動用這筆預(yù)付款沖銷賬款，大大提高了財務(wù)的工作效率，減輕財務(wù)的工作。