企業(yè)e化不單單只是ERP！ 電子簽核，您知多少？！

　　ERP企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)的概念從2000年起蔚為風(fēng)潮，許多大型企業(yè)，或者中小企業(yè)都曾以導(dǎo)入ERP系統(tǒng)做為某個(gè)年度的企業(yè)目標(biāo)。至今，雖然仍有少數(shù)企業(yè)尚未使用ERP系統(tǒng)，但不可否認(rèn)的，目前ERP市場(chǎng)已經(jīng)趨近飽和的狀態(tài)，這意味著各企業(yè)的老板們都理解使用ERP系統(tǒng)管理公司內(nèi)的交易 (舉凡訂銷(xiāo)流程、采購(gòu)進(jìn)貨、應(yīng)收付賬款管理、傳票交易等) 可以替自家公司帶來(lái)某些程度上的管理效益！

　　在ERP上線后，是否就代表企業(yè)e化了？！試想，是否曾發(fā)生客戶急催報(bào)價(jià)單，但報(bào)價(jià)單總是搞不清楚到底現(xiàn)在躺在哪位主管或者同仁的桌上等待蓋章？無(wú)論這份訂單寫(xiě)著多急件，卻永遠(yuǎn)被老板滿桌的公文淹沒(méi)？急需馬上下決策的訂單，偏偏老板出差去，而錯(cuò)失商機(jī)？明明已經(jīng)將公文送給同仁進(jìn)行簽呈，但同仁卻總是說(shuō)他沒(méi)有收到？不論資深老鳥(niǎo)或者新進(jìn)菜鳥(niǎo)，永遠(yuǎn)搞不清楚請(qǐng)假單要拿給誰(shuí)簽？一張請(qǐng)購(gòu)單要生產(chǎn)部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)同意，一個(gè)樓上一個(gè)樓下，跑來(lái)跑去像是在體能訓(xùn)練？傳統(tǒng)的紙本、Mail通知簽核，常常無(wú)法掌控進(jìn)度與準(zhǔn)度，更別提文件歸檔后查詢的便利性。

那么，究竟導(dǎo)入Web的簽核系統(tǒng)，能夠替企業(yè)帶來(lái)哪些好處與管理效益呢？

1. 透明化的信息、降低無(wú)形的時(shí)間成本

　　透過(guò)電子簽核的設(shè)定，每張窗體與公文該送往何處，公司同仁都可以直接查詢到！即使公司組織發(fā)生變革、人事發(fā)生異動(dòng)，只要彈性地維護(hù)電子簽核系統(tǒng)就可以解決簽呈的流程異動(dòng)，也無(wú)須大費(fèi)周章重新教育同仁。單據(jù)送簽呈后，也不用擔(dān)心該如何追蹤，只要在電子簽核系統(tǒng)上都可以一目了然地追蹤狀況與回報(bào)進(jìn)度。無(wú)形間，對(duì)于公司內(nèi)部同仁之間的溝通時(shí)間成本也大幅降低。

2. 責(zé)任歸屬清楚、加速公文簽呈速度、提升工作效率！

　　在電子簽核系統(tǒng)中清楚定義每一張窗體與公文，該由哪些人進(jìn)行簽核，清楚定義每個(gè)核決關(guān)卡人的權(quán)責(zé)，絕不會(huì)有漏單的狀況發(fā)生，故可輕易地追蹤公文落在哪位主管身上遲遲沒(méi)有下文！也因?yàn)殡娮踊?、e化的零時(shí)差好處，無(wú)須親自一層一層的護(hù)送公文至每位主管面前進(jìn)行簽呈，省下的時(shí)間可以做更多重要的工作項(xiàng)目。

3. 只要有網(wǎng)絡(luò)，到處都是行動(dòng)辦公室！

　　E化最大的好處之一，絕對(duì)免不了要提到“隨時(shí)隨地都可以辦公”，當(dāng)然電子簽核也不例外！即使主管、老板出差或者請(qǐng)假不在辦公室內(nèi)，只要有網(wǎng)絡(luò)都可以進(jìn)行公文的簽核批閱?，F(xiàn)在智能型手機(jī)的盛行，甚至不需要計(jì)算機(jī)，只要有網(wǎng)絡(luò)，手機(jī)也可以輕松辦公！

4. 公文E化歸檔，查詢快速又便利！

　　辦公室里是否老是要挪出一個(gè)空間，里頭放著一箱又一箱已經(jīng)歸檔的公文，想丟又不能丟！要調(diào)閱的時(shí)候，全體出動(dòng)，找得灰頭土臉又翻箱倒柜…無(wú)紙化，是大家所熟悉的e化優(yōu)點(diǎn)，但對(duì)user來(lái)說(shuō)更貼切的經(jīng)驗(yàn)會(huì)是以后需要調(diào)閱公文或者窗體，只要上系統(tǒng)進(jìn)行查詢即可，快速地尋找也可以查看到歷史的簽核過(guò)程與相關(guān)意見(jiàn)！所以說(shuō)電子化，不是只有單單無(wú)紙化、綠能辦公的遠(yuǎn)大環(huán)保意識(shí)而已，而是可以增進(jìn)企業(yè)的辦公效率與反應(yīng)能力。

個(gè)案公司導(dǎo)入實(shí)例

　　甲公司是一家臺(tái)灣前500大的傳統(tǒng)服務(wù)業(yè)，集團(tuán)內(nèi)擁有千余名員工，在臺(tái)灣的組織架構(gòu)包含了臺(tái)北、臺(tái)中、高雄皆有分公司。如此龐大的集團(tuán)公司，在以往的公文簽核，光是同一地區(qū)的簽呈就可能花上兩至三天的工作天，更別提需跨地區(qū)簽呈的公文了！常常發(fā)生找不到人、公文不知道花落何處、mail或者電話三催四請(qǐng)，就只為了公文簽核！一來(lái)一往的溝通時(shí)間，對(duì)甲公司來(lái)說(shuō)是一個(gè)非常頭痛、棘手的問(wèn)題。

　　在導(dǎo)入了電子簽核系統(tǒng)后，可以發(fā)現(xiàn)甲公司也藉由此次系統(tǒng)的過(guò)程，重新檢視已實(shí)施多年的公文簽核流程是否有待檢討與簡(jiǎn)化的空間。在信息部門(mén)與管理部門(mén)協(xié)力下，將集團(tuán)內(nèi)使用頻率最高的幾項(xiàng)單據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)后，節(jié)省了許多公文的處理時(shí)程與時(shí)效。

　　以使用最頻繁的請(qǐng)假單來(lái)舉例，員工只要上系統(tǒng)登打假單、在系統(tǒng)上就可以追蹤假單的流向，也不用擔(dān)心因請(qǐng)假的天數(shù)較多，自己有沒(méi)有漏通知那些主管，因?yàn)檫@些流程都已經(jīng)在系統(tǒng)上設(shè)置完畢且可自動(dòng)處理！

　　對(duì)于該集團(tuán)的總經(jīng)理，他也因此可以了解那些公文為何遲遲沒(méi)有響應(yīng)，到底是閑置在哪一位主管身上未進(jìn)行處理？因?yàn)樗行畔⒍伎梢栽谙到y(tǒng)上清楚的呈現(xiàn)。