“新流程是否正確？可否發(fā)揮效力？能否創(chuàng)造價(jià)值？”

這是很多老總在做企業(yè)流程梳理之前、之后最為擔(dān)心和關(guān)注的問題。我們?cè)跒楸姸嗥髽I(yè)做流程咨詢項(xiàng)目的時(shí)候，企業(yè)管理者就經(jīng)常問到類似的問題，特別是曾經(jīng)流程梳理失敗的客戶，更會(huì)有這樣的擔(dān)心。

的確，流程梳理的過程繁瑣，涉及面廣，一個(gè)新的流程，很難一下子做個(gè)斷定，好或不好。但是不是就沒有辦法來解答客戶的這個(gè)核心疑問呢？

當(dāng)然不是，我們?cè)诖罅繉?shí)踐的基礎(chǔ)上，以及在對(duì)服務(wù)過的客戶進(jìn)行長期跟蹤觀察后，得出寶貴的經(jīng)驗(yàn)和方法，來幫助企業(yè)管理者審定新的流程。

主要從以下幾個(gè)角度來審定流程圖：

一、流程的準(zhǔn)確性

流程的準(zhǔn)確性主要指幾個(gè)方面：

1、流程名字是否在所有流程中得到統(tǒng)一？尤其需要關(guān)注有子流程調(diào)用的情況。如在某傳統(tǒng)的機(jī)械加工行業(yè)――鑄造工廠，流程里面調(diào)用了“模型驗(yàn)證流程”的子流程，而實(shí)際上調(diào)用的應(yīng)該是“木模驗(yàn)證流程”。

2、流程名稱是否與實(shí)際想要表達(dá)的流程內(nèi)容相符？如描述在制品盤點(diǎn)的流程不應(yīng)該稱為“在制品管理流程”，而是“在制品盤點(diǎn)流程”，一般盡量避免“XX管理流程”的命名。

3、實(shí)際業(yè)務(wù)活動(dòng)和流程所描述的是否一致？流程中各個(gè)環(huán)節(jié)的邏輯關(guān)系是否正確？是否和現(xiàn)實(shí)情況相匹配？

之所以把準(zhǔn)確性作為第一條審定內(nèi)容來強(qiáng)調(diào)，是因?yàn)榱鞒淌崂韺?shí)踐中屢次證明一個(gè)觀點(diǎn)：概念的不清晰或理解不一致是導(dǎo)致不同部門、崗位之間對(duì)業(yè)務(wù)認(rèn)識(shí)不一致的根源之一。

二、流程的完備性

流程的完備性是指流程不存在缺漏環(huán)節(jié)，對(duì)于突發(fā)和異常的情況也有完備的描述和相應(yīng)的處理環(huán)節(jié)。如成品采購收貨流程中，如果發(fā)生數(shù)量不符，如果是供應(yīng)商或運(yùn)輸公司所致，則需要進(jìn)行索賠，這些環(huán)節(jié)都需要在流程圖里體現(xiàn)。

這一點(diǎn)上，往往很多企業(yè)會(huì)強(qiáng)調(diào)，突發(fā)是不可預(yù)測的，異常是不能窮盡的，這是事實(shí)，但是并不代表就無法去描述。

三、流程的合理性

兩個(gè)方面，初級(jí)層面的含義是是指流程是否需要存在，是否符合相關(guān)制度的要求，或流程的繪制是否違背公司現(xiàn)有制度。另一層面的含義是指在流程顯性后，審視現(xiàn)有做法本身內(nèi)容的合理性，潛在或已經(jīng)存在的問題點(diǎn)、管控點(diǎn)是否清晰等等。第二層面的審視是為下一階段的優(yōu)化做準(zhǔn)備的，雖然流程圖不能按理想的過程去描述，但是先記錄這些問題。

四、正確合理的流程邊界切分

流程的邊界清晰是流程能否描述清晰的關(guān)鍵，如何通過過程邊界、對(duì)象范圍邊界做到線條明晰，是需要重點(diǎn)關(guān)注和引導(dǎo)客戶掌握、理解的。我們將這一點(diǎn)具體化成以下4個(gè)由淺到深的審查項(xiàng)：

1、確定流程的起始和結(jié)束是否正確和合理。

2、在流程結(jié)束時(shí)確定是直接結(jié)束還是轉(zhuǎn)入別的流程。

3、確定流程和相關(guān)流程的接口關(guān)系的是否正確合理，如新增供應(yīng)商管理，什么叫新增供應(yīng)商，什么情況下觸發(fā)新增供應(yīng)商管理流程。新增供應(yīng)商管理流程和訂單管理流程以及供應(yīng)商管理流程相互關(guān)系是怎樣的？銜接是否正確？

4、子流程調(diào)用時(shí)是否切分清楚流程的邊界，起點(diǎn)終點(diǎn)是否有重疊情況發(fā)生？如成品外包輔料采購流程中涉及到采購訂單簽訂流程、跟單流程和收貨流程三個(gè)子流程，相互邊界是否清晰，有無重疊的情況。

五、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的檢查

關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的檢查主要有以下幾種情況：

1、當(dāng)流程是需要多個(gè)部門或崗位參與，需要檢查發(fā)起部門是否準(zhǔn)確，參與部門是否齊全，相互間的權(quán)責(zé)是否清晰描述。

2、評(píng)審或組織評(píng)審環(huán)節(jié)。主要檢查評(píng)審的對(duì)象、形式、目標(biāo)以及其它內(nèi)容是否清晰。參與評(píng)審的部門是否齊全，各自權(quán)責(zé)是否清晰。參與審核的層級(jí)是否合適？

3、流程的起始節(jié)點(diǎn)、流程中的核心環(huán)節(jié)，需要描述清晰準(zhǔn)確。需要對(duì)開始、結(jié)束節(jié)點(diǎn)都給以說明，需要描述每種可能引發(fā)流程開始的情況。對(duì)于轉(zhuǎn)入別的流程情況和自行結(jié)束的情況，都需要逐一說明。例：新增供應(yīng)商管理，是由兩種情況引發(fā)，使用單位提出新增供應(yīng)商需求，或采購部新增供應(yīng)商計(jì)劃，兩種情況都需要在流程中描述。對(duì)于一些關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)是否需要特別說明？如果需要是否都描述清楚？讓不太熟悉該流程實(shí)際工作的人，也能通過流程說明，明晰此流程。對(duì)于由時(shí)間觸發(fā)的流程環(huán)節(jié)，是否準(zhǔn)確的描述出時(shí)間節(jié)拍。

六、流程說明的檢查

為了在流程顯性化過程中更清晰、又很簡潔的形成更完整的流程概念，將流程目的、適用范圍、職責(zé)分工、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)說明以及相關(guān)制度文件表格設(shè)計(jì)在流程圖中。在此，簡要的講3個(gè)方面。

1、流程目的。是否寫清楚該流程的目的？規(guī)范什么事情？防范什么問題？解決什么問題？此處經(jīng)常發(fā)現(xiàn)的問題是諸如“為了規(guī)范合同簽定流程特制定本流程”的目的，通俗一點(diǎn)就是“為了吃飯而吃飯”，正確的說法應(yīng)該是“為了填飽肚子而吃飯”或“為了有力氣干活而吃飯”。

2、適用范圍。是否寫清楚什么情況下使用該流程？是否標(biāo)識(shí)出特殊情況。如外派培訓(xùn)管理流程，需要寫清楚什么情況下屬于外派培訓(xùn)，哪些人適用于外派培訓(xùn)。我們常講的例子就是“什么路上跑什么車”。

3、職責(zé)分工。是否寫清楚流程相關(guān)部門的職責(zé)？是否有歸口管理部門？相關(guān)部門各自擔(dān)負(fù)怎么樣的權(quán)責(zé)？如誰來檢查？如有審核環(huán)節(jié)誰來批準(zhǔn)？此處企業(yè)常犯的錯(cuò)誤是把操作主體跟責(zé)任主體分不開，結(jié)果就是寫完職責(zé)分工，發(fā)現(xiàn)不會(huì)寫流程過程描述了，因?yàn)橹貜?fù)了。

當(dāng)然，流程審定不是一蹴而就的，往往需要2-3次的循環(huán)，但只要企業(yè)能夠從六個(gè)方面入手來做審定，那么這個(gè)流程的“真面目”不久就會(huì)展現(xiàn)在您的面前。