企業(yè)ERP信息化小組

企業(yè)信息化的重要性已被當(dāng)前大部分企業(yè)所認(rèn)同。那么從企業(yè)開始規(guī)劃自身的信息化道路開始，項(xiàng)目管理就應(yīng)該貫穿始終。本文淺談企業(yè)在信息化的不同階段的ERP項(xiàng)目管理要點(diǎn)。建議企業(yè)在制定信息化方向時(shí)就應(yīng)成立專門的小組，由專門的負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。信息化負(fù)責(zé)人、成員最好是本公司有資歷、有信息化背景知識(shí)、各部門的核心人才。這些人員對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)背景、實(shí)務(wù)層面了如指掌，他們提出的需求、管理高度更能為ERP軟件的選型提供更高的要求、標(biāo)準(zhǔn)。其中項(xiàng)目經(jīng)理最好有ERP項(xiàng)目管理的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，從一開始就對(duì)信息化這盤棋有清晰的方向，制定分段目標(biāo)、最終目標(biāo)。信息化應(yīng)該是個(gè)逐步推進(jìn)的過程，從簡(jiǎn)單的開始，打好基礎(chǔ)，最終實(shí)現(xiàn)控制企業(yè)成本，為管理層提升管理高度，為決策層提供有價(jià)值的參考數(shù)據(jù)。

選型時(shí)的ERP項(xiàng)目管理

在ERP選型之前，信息化小組就應(yīng)先制定企業(yè)ERP的需求文檔，首先從硬件要求、網(wǎng)絡(luò)、軟件架構(gòu)等提出未來ERP軟件的基本要求，然后結(jié)合企業(yè)當(dāng)前的業(yè)務(wù)及企業(yè)未來5-10年的發(fā)展目標(biāo)對(duì)ERP軟件的功能、數(shù)據(jù)量提出硬性指標(biāo)，最后從用戶層的操作便捷性、管理層的管理主動(dòng)性、決策層的關(guān)鍵數(shù)據(jù)參考性等對(duì)ERP軟件的操作性、靈活性、擴(kuò)展性、管理合理性等提出細(xì)節(jié)要求。此時(shí)的ERP項(xiàng)目管理重點(diǎn)主要在需求收集、企業(yè)業(yè)務(wù)流程圖繪制、企業(yè)實(shí)務(wù)與ERP軟件結(jié)合等方面。當(dāng)今中大型的企業(yè)在ERP軟件的選型時(shí)應(yīng)盡量考慮選擇平臺(tái)化的軟件，此類軟件的靈活性高、適應(yīng)性強(qiáng)，易隨企業(yè)實(shí)務(wù)需求而快速搭建與之匹配的系統(tǒng)流程。制定完ERP需求文檔之后，以此文檔作為標(biāo)準(zhǔn)來選擇ERP供應(yīng)商。最好讓ERP廠商根據(jù)需求文檔在推薦的ERP產(chǎn)品上進(jìn)行演示，信息化小組對(duì)每個(gè)ERP廠商的演示效果進(jìn)行打分，考察其演示是否可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的主要需求。從中選出產(chǎn)品演示與需求文檔較為吻合、了解自身企業(yè)業(yè)務(wù)狀況、有成功實(shí)施經(jīng)驗(yàn)、擁有后臺(tái)較強(qiáng)技術(shù)團(tuán)隊(duì)的ERP廠商。

實(shí)施過程的ERP項(xiàng)目管理

伴隨著ERP廠商的實(shí)施團(tuán)隊(duì)的進(jìn)駐，項(xiàng)目小組應(yīng)該與實(shí)施團(tuán)隊(duì)共同成長(zhǎng)。從項(xiàng)目調(diào)研、收集原始資料時(shí)就主動(dòng)配合，與實(shí)施團(tuán)隊(duì)多做交流，了解實(shí)施團(tuán)隊(duì)未來的實(shí)施方法、項(xiàng)目進(jìn)度安排。從項(xiàng)目啟動(dòng)大會(huì)開始就最后制定一套較為清晰的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)積極配合ERP項(xiàng)目的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)延誤、不配合項(xiàng)目進(jìn)度的人員進(jìn)行批評(píng)，形成內(nèi)部主動(dòng)學(xué)習(xí)的氛圍。讓每個(gè)參與的成員都認(rèn)識(shí)到能有機(jī)會(huì)參與這樣的一次項(xiàng)目歷程對(duì)自身的職業(yè)發(fā)展是難得的機(jī)會(huì)，能提升每個(gè)人的實(shí)務(wù)與軟件相結(jié)合的新技能。同時(shí)也要讓每個(gè)成員都知道ERP項(xiàng)目是個(gè)夾雜著酸甜苦辣的過程，項(xiàng)目的起伏大、時(shí)間跨度長(zhǎng)，大家要事先有足夠的心理準(zhǔn)備。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)和實(shí)施團(tuán)隊(duì)制定好分階段的目標(biāo)、每月的實(shí)施計(jì)劃、每周的實(shí)施計(jì)劃，然后將計(jì)劃分解到每個(gè)關(guān)鍵用戶，關(guān)鍵用戶與成員間一起完成工作任務(wù)。項(xiàng)目期初最好每周有2-3次的關(guān)鍵用戶ERP小組會(huì)議，定期反饋、檢討實(shí)施過程中遇到的問題，進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。

上線后的ERP項(xiàng)目管理

ERP項(xiàng)目的上線只是代表另一個(gè)新的開始，在經(jīng)歷了前期的辛苦歷程后，項(xiàng)目進(jìn)入一個(gè)新的紀(jì)元。項(xiàng)目經(jīng)理清楚地知道項(xiàng)目的上線，問題才開始涌現(xiàn)、各種考驗(yàn)才剛開始。此時(shí)的ERP項(xiàng)目管理的重點(diǎn)是每日數(shù)據(jù)錄入的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，這可以快速驗(yàn)證系統(tǒng)上的業(yè)務(wù)流程與實(shí)務(wù)的吻合性。最好做到每日數(shù)據(jù)都在當(dāng)天錄入完畢，這個(gè)過程要多下到基層了解每個(gè)用戶使用系統(tǒng)過程的心聲。對(duì)積極的反饋、消極的抱怨都應(yīng)記錄，及時(shí)與實(shí)施團(tuán)隊(duì)商討解決方法。這個(gè)階段的ERP項(xiàng)目管理的重點(diǎn)是系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程是否可以走得順？數(shù)據(jù)是否可以按時(shí)、準(zhǔn)確錄入？軟件的運(yùn)行效率是否正常？產(chǎn)出的報(bào)表是否準(zhǔn)確？這個(gè)階段項(xiàng)目小組會(huì)很繁忙，但這個(gè)階段大家如果可以努力度過，離勝利果實(shí)的收獲將不遠(yuǎn)。這個(gè)階段的獎(jiǎng)懲制度應(yīng)該有力地用上。對(duì)于踴躍配合的用戶，應(yīng)該公開表揚(yáng)，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。部分用戶在能力提升的時(shí)候，也會(huì)收獲項(xiàng)目帶來的成就感。適時(shí)的正能量宣傳，可以為項(xiàng)目進(jìn)度帶來幫助。同時(shí)對(duì)影響項(xiàng)目的關(guān)鍵問題，如主要業(yè)務(wù)流程無法正常在系統(tǒng)上運(yùn)行，關(guān)鍵報(bào)表的數(shù)據(jù)有誤等問題都應(yīng)引起重視，項(xiàng)目小組要分析問題的原因，制定解決方法、時(shí)間表。

驗(yàn)收前的ERP項(xiàng)目管理

ERP項(xiàng)目在前一階段如能順利進(jìn)行，如3-6個(gè)月后關(guān)鍵報(bào)表的數(shù)據(jù)能正常提供；用戶層對(duì)系統(tǒng)的操作已能獨(dú)立完成；管理層通過系統(tǒng)可以便捷掌握下面人員的工作狀況，系統(tǒng)已歸納出管理層主要的管理需求，如關(guān)鍵事件的主動(dòng)提醒，重要報(bào)表的定時(shí)發(fā)送，異常事件的報(bào)警提醒等；決策層通過系統(tǒng)可從全局掌握公司的供產(chǎn)銷信息、財(cái)務(wù)主要指標(biāo)是否良性等。項(xiàng)目經(jīng)理此時(shí)ERP項(xiàng)目管理的重點(diǎn)是：

（1）維護(hù)好前一階段的重要成果，制定未來ERP運(yùn)行時(shí)的規(guī)章制度，如每日的數(shù)據(jù)保證當(dāng)日完成，最好做到業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，數(shù)據(jù)同時(shí)錄入到系統(tǒng)，保證紙質(zhì)單據(jù)的打印均從系統(tǒng)上打印，這點(diǎn)能保證系統(tǒng)在正常運(yùn)行。

（2）所有的報(bào)表數(shù)據(jù)都從系統(tǒng)上提供，讓大家對(duì)系統(tǒng)產(chǎn)生依賴性，從最上層領(lǐng)導(dǎo)逐級(jí)要求下一層，做到公司上下都圍繞系統(tǒng)運(yùn)作。

（3）優(yōu)化前一階段遺留下來的待處理問題，讓現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程更加合理、優(yōu)化。讓系統(tǒng)提供更多增值的服務(wù)。

（4）鞏固各部門系統(tǒng)上線的成果，各部門形成本部門的用戶操作手冊(cè)，管理層報(bào)表，這些都是公共的知識(shí)財(cái)富，讓新進(jìn)人員的快速融入工作。

正航ERP及其項(xiàng)目管理

正航ERP為集團(tuán)型、大中型企業(yè)提供平臺(tái)化的NBS、T9產(chǎn)品，能滿足這些企業(yè)個(gè)性化的需求，提升企業(yè)的管理高度，為決策層提供可靠的數(shù)據(jù)依據(jù)。擁有經(jīng)驗(yàn)豐富的實(shí)施團(tuán)隊(duì)，在項(xiàng)目過程積極與項(xiàng)目小組成員不斷溝通，主動(dòng)知識(shí)分享，樂于與項(xiàng)目小組分享實(shí)施經(jīng)驗(yàn)。