erp系統(tǒng)被稱為企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)。它基于信息技術(shù)??梢怨蚕砗蛥f(xié)同供應(yīng)鏈各實(shí)體的內(nèi)部資源包括供應(yīng)、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、銷售等業(yè)務(wù)流程,為各部門決策層、企業(yè)的基本員工提供系統(tǒng)的、具有決策性的管理平臺。該erp系統(tǒng)的引入,不僅可以提高管理效率,降低成本,給企業(yè)帶來了巨大的效益。同時(shí)也給企業(yè)內(nèi)部控制帶來了重要的影響和風(fēng)險(xiǎn)。那具體影響有哪些呢?
在erp系統(tǒng)下,傳統(tǒng)的會計(jì)系統(tǒng)操作程序如會計(jì)核算方式、數(shù)據(jù)處理流程等都發(fā)生了很大的變化,企業(yè)內(nèi)部控制的內(nèi)容也會發(fā)生相應(yīng)的變化。但是,在企業(yè)的實(shí)際管理中,很多企業(yè)的制度意識還很薄弱,相應(yīng)的管理制度修訂跟進(jìn)不及時(shí),導(dǎo)致工作以及程序上存在漏洞,造成企業(yè)會計(jì)信息失真。數(shù)據(jù)遺失等其他現(xiàn)象。
在erp系統(tǒng)中,內(nèi)部控制的內(nèi)容不同于傳統(tǒng)的內(nèi)部牽制。除去保證會計(jì)信息的完整性、提高會計(jì)分析決策能力和工作效率、建立科學(xué)的崗位責(zé)任制、防止浪費(fèi)和舞弊等控制內(nèi)容外,內(nèi)部控制的范圍還將進(jìn)一步擴(kuò)大,主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:對系統(tǒng)開發(fā)過程的控制、系統(tǒng)權(quán)限控制、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全控制、數(shù)據(jù)編碼控制以及調(diào)用和修改程序的控制等。同時(shí),由于會計(jì)數(shù)據(jù)需要手工錄入,會計(jì)軟件需要人工進(jìn)行管理和維護(hù)。內(nèi)部控制還包括內(nèi)部約束、計(jì)算機(jī)操作管理、系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)維護(hù)人員等工作職責(zé)。因此,維護(hù)人員與計(jì)算機(jī)操作人員的內(nèi)部牽制,計(jì)算機(jī)操作管理、系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)維護(hù)人員等的崗位職責(zé)等也被納入內(nèi)部控制的范疇。
在erp系統(tǒng)下,會計(jì)憑證的正確性不再需要通過賬戶相符,賬賬相符和賬實(shí)相符等內(nèi)部控制方法來確保數(shù)據(jù)的正確性。只需通過將原始數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī),就能完全實(shí)現(xiàn)共享會計(jì)數(shù)據(jù),事半功倍。 然后,內(nèi)部控制的方式便轉(zhuǎn)移到了計(jì)算機(jī)上,如編制科目匯總表,試算平衡檢查、總賬和明細(xì)賬的核對、余額和發(fā)生額平衡檢查等。由于會計(jì)電算化的程度不同。程序化控制的數(shù)量也會有所不同,一般來說,電算化程度越高,采用的程序化控制要求也越多。
在erp系統(tǒng)下,大多數(shù)會計(jì)工作將由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理。企業(yè)內(nèi)部控制的重點(diǎn)必須從傳統(tǒng)會計(jì)轉(zhuǎn)移。因此,控制的重點(diǎn)將是從會計(jì)信息的輸入輸出控制、人機(jī)交互控制、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)連接控制、組織結(jié)構(gòu)和人力資源管理等方面進(jìn)行強(qiáng)化。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中,電子數(shù)據(jù)是由會計(jì)軟件處理原始數(shù)據(jù)后生成的。輸出數(shù)據(jù)的正確性與輸入數(shù)據(jù)的正確性密切相關(guān)。
因此,保證輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性是保證會計(jì)信息質(zhì)量真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性的基本前提;其次,計(jì)算機(jī)系統(tǒng)由崗位人員維護(hù)、管理和控制,嚴(yán)格管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的密碼、嚴(yán)格劃分管理人員的操作權(quán)限,完善計(jì)算機(jī)硬件和軟件的日常維護(hù)和故障排除措施,也是內(nèi)部控制的重點(diǎn)。只有這樣才能保證會計(jì)數(shù)據(jù)的安全性和完整性。
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