您在辦公室or檔案室辦公？！

抬起頭，先看看您辦公桌上是否左右兩側(cè)已經(jīng)放滿許多已經(jīng)成為歷史但卻又不可丟棄的重要文件？還有腳邊的側(cè)柜，是否也利用空隙放了一些客戶傳真回簽的訂單文件？這一堆數(shù)據(jù)總在大掃除時才注意到它的存在、總在需要調(diào)閱時翻箱倒柜的尋找呢？

KM知識庫

KM知識庫

又或許，您的公司有專屬的檔案室可供員工將文件數(shù)據(jù)進行歸檔。但是否出現(xiàn)一本一本的文件夾里頭卻又找不到需要的文件？臨時需要某個產(chǎn)品的BOM變更對照表，卻需要勞動研發(fā)部的同事幫忙？與客戶議價時，緊急需要調(diào)閱以前的合約文件，卻找不到保管檔案室的同事…

KM知識庫，省時又省力

KM知識庫

導入文件管理、KM知識庫目的就是建立一個在線檔案室，讓員工可以在e化的環(huán)境中輕松找到所需的數(shù)據(jù)，且強大的圖文辨識功能，不僅可搜尋文件名，無論檔案的單元格式為何，都可以搜尋到文件中的內(nèi)文，不須擔心檔名需命名的相當仔細、搜尋條件下的不夠精準。若考慮到安全控管問題，也可以搭配權(quán)限的設(shè)定來限制user賬號可讀取之范圍，也可將每個部門各自內(nèi)部文件的管理權(quán)下放給該部門進行管理。

檔案知識中心

檔案知識中心

對于一般職員來說，可以隨時在需要的時候登入網(wǎng)站搜尋所急需的資源，而不需等待別人的授權(quán)；對公司管理者來說，可透過權(quán)限控管掌握數(shù)據(jù)的安全性，也節(jié)省調(diào)閱文件的人力與等待期。

個案公司導入實例

甲公司主要業(yè)務(wù)為開發(fā)生產(chǎn)在線所需使用的機臺 (SMT設(shè)備)，舉凡工業(yè)主板、消費性電子、LCD、筆記本電腦、高密度之產(chǎn)品等所需的生產(chǎn)線機臺。

在尚未導入前，文件的管理方式是采用實體紙本數(shù)據(jù)與電子圖文件存放于網(wǎng)絡(luò)芳鄰。若需尋找某個客制化項目下所設(shè)計的產(chǎn)品規(guī)格，往往會發(fā)生找不到所需的關(guān)鍵圖檔、在客戶公司開會時忘記帶資料卻又無法取得網(wǎng)芳上的檔案，因而還必須再麻煩同仁協(xié)助、又或者想不起文件的檔名，怎樣也搜尋不到等等狀況。

知識管理案例

當然，導入的過程中也必須經(jīng)過一番痛苦的大掃除，把錯誤的文件丟棄、歸類錯誤的文件更正、并將需要的紙本文件進行掃描后，才能開始進行上線動作

?規(guī)劃檔案目錄配置

?各子目錄下管理者權(quán)限

?數(shù)據(jù)上傳、編輯關(guān)鍵詞

?user賬號建立、權(quán)限設(shè)定

除了可在線直接搜尋數(shù)據(jù)外，最令該公司員工贊賞的一點「圖文辨識」功能，即使忘記文件的文件名，只要記得內(nèi)文內(nèi)容一樣可以進行搜尋！找數(shù)據(jù)也不需要再翻箱倒柜、減省了時間也簡化了空間。

根據(jù)該公司總務(wù)單位所提供的數(shù)據(jù)顯示

1.傳真文件: 每周減少約300頁 的文件打印,直接轉(zhuǎn)存成PDF檔歸檔。

2.文件歸檔: 原聘請兩位工讀生，每月需耗費共320個工時 整理檔案，現(xiàn)在由公司同仁自行透過知識中心上傳檔案。

3.人事費用: 承前因為取消工讀生，每月減少8,000元 的人事費用支出。

除了上述費用的節(jié)省之外，以往業(yè)務(wù)人員在外展示商品、或是參與重要會議時，臨時忘了攜帶重要的文件，常常要舟車勞頓，或是委由同仁代為尋找后寄送E-Mail，費時又耗力也耽誤到會議的進行。

采用了配合網(wǎng)頁的ＫＭ知識平臺，此時只要登入公司企業(yè)入口網(wǎng)站，藉由無縫銜接的KM知識庫，可以快速地由關(guān)鍵詞搜尋整個網(wǎng)站的內(nèi)容、附件等信息尋找到所需要的數(shù)據(jù)。此外，無形增加的商機以及工作效率更是無法衡量的。

結(jié)語

企業(yè)不需要一套功能復(fù)雜的圖書或檢索管理系統(tǒng)，「不需要整理」也許就是「最好的整理」，就像搜索引擎一樣，使用者用最簡單、快速的方式，不用透過復(fù)雜的學習、以及教育訓練就可以輕松上手。這一套嶄新的KM知識庫提供了企業(yè)快速整合公司知識文件、憑單、報表數(shù)據(jù)，并且透過因特網(wǎng)開拓了無遠弗屆的知識分享管道，增進公司內(nèi)部信息、數(shù)據(jù)的流通，提升公司競爭力，在無形之中也強化內(nèi)部組織的共識以及凝聚力。