隨著企業(yè)對(duì)于市場(chǎng)需求快速變化，在公司經(jīng)營(yíng)的方向和策略需要快速應(yīng)變的情況下，越來(lái)越多的企業(yè)，藉由企業(yè)信息化建置能提供正確而快速的信息溝通能力。在企業(yè)信息化建置過(guò)程中，信息快速傳遞的需求，可由導(dǎo)入ERP系統(tǒng)來(lái)滿足。但，如何在茫茫的數(shù)據(jù)大海中取得對(duì)企業(yè)營(yíng)運(yùn)有幫助的信息呢？此時(shí)就必需靠企業(yè)本身的良好管理能力來(lái)運(yùn)作。

中小企業(yè)信息化步驟

企業(yè)管理的好方法不勝枚舉，其中PDCA循環(huán)在企業(yè)信息化建置就是一個(gè)簡(jiǎn)單而有效的管理方法。PDCA循環(huán)也稱作戴明循環(huán)，由美國(guó)質(zhì)量管理專家愛(ài)德華茲?戴明(Edwards Deming)提出，目前已被廣泛運(yùn)用在各種質(zhì)量控制管理及改善中。

PDCA是分別取循環(huán)中四項(xiàng)工作的英文第一個(gè)字母組成的簡(jiǎn)稱，這四項(xiàng)工作的流程依序是：計(jì)劃P (Planing)、執(zhí)行D (Do)、查核C (Check)、對(duì)策A (Action)。下達(dá)對(duì)策通常會(huì)啟動(dòng)另一個(gè)計(jì)劃，開(kāi)始新的PDCA，故為循環(huán)。

PDCA循環(huán)于ERP的應(yīng)用，可對(duì)應(yīng)至企業(yè)各層級(jí)的管理方法上，并在PDCA每個(gè)階段都要以單據(jù)和報(bào)表，來(lái)制定目標(biāo)、記錄結(jié)果及驗(yàn)證。以下將說(shuō)明各階段的目的及工作內(nèi)容，并簡(jiǎn)單列舉PDCA各個(gè)階段在采購(gòu)管理的應(yīng)用范例，來(lái)作說(shuō)明。

1.計(jì)劃P：制定執(zhí)行的目標(biāo)。

從需求計(jì)劃開(kāi)始就必須明確訂出目標(biāo)，才能當(dāng)作判定執(zhí)行D完成與否的標(biāo)準(zhǔn)，通常會(huì)以客戶的需求或公司的營(yíng)運(yùn)目標(biāo)來(lái)制訂計(jì)劃。計(jì)劃通常會(huì)一并訂定執(zhí)行的時(shí)間，以計(jì)劃期間內(nèi)收集的執(zhí)行數(shù)據(jù)樣本來(lái)查核C。

Ex. 采購(gòu)管理的計(jì)劃P，如<采購(gòu)訂單>及<質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)>。

1.1.<采購(gòu)訂單>明確訂出物料需求數(shù)量及預(yù)計(jì)交期，兩個(gè)目標(biāo)作為目標(biāo)。

1.2.<質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)>明確訂出物料驗(yàn)收的質(zhì)量目標(biāo)。

計(jì)劃P：制定執(zhí)行的目標(biāo)

中小企業(yè)資訊化步驟

2.執(zhí)行D：記錄執(zhí)行的內(nèi)容。

所有已制定目標(biāo)的工作執(zhí)行時(shí)，需忠實(shí)而明確的記錄相關(guān)執(zhí)行的細(xì)節(jié)內(nèi)容，并包含人、時(shí)、地、事、物等信息，供后續(xù)查核C作業(yè)快速了解執(zhí)行的情況。

Ex. 采購(gòu)管理的執(zhí)行D，如<收貨單>及<質(zhì)量檢驗(yàn)單>。

2.1.<收貨單>記錄廠商交貨時(shí)間。

2.2.<質(zhì)量檢驗(yàn)單>記錄廠商交貨合格的數(shù)量。

3.查核C：比對(duì)目標(biāo)和執(zhí)行的差異。

當(dāng)收集數(shù)據(jù)到達(dá)一定的可參考規(guī)模，或計(jì)劃期間執(zhí)行數(shù)據(jù)收集完畢后，便可依計(jì)劃P做為標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)執(zhí)行D的記錄作查核C；如果執(zhí)行情況不合格，則需由責(zé)任單位提出對(duì)策A改善；如果執(zhí)行情況合格，則可結(jié)案或由高層單位對(duì)策A調(diào)整目標(biāo)，提出新的改善計(jì)劃。

Ex. 采購(gòu)管理的查核C，如<采購(gòu)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告>

3.1.查核結(jié)果1：廠商交貨準(zhǔn)時(shí)且質(zhì)量檢驗(yàn)合格，合格。

3.2.查核結(jié)果2：廠商交貨不準(zhǔn)時(shí)但質(zhì)量檢驗(yàn)合格，不合格。

3.3.查核結(jié)果3：廠商交貨準(zhǔn)時(shí)但質(zhì)量檢驗(yàn)不合格，不合格。

3.4.查核結(jié)果4：廠商交貨不準(zhǔn)時(shí)且質(zhì)量檢驗(yàn)不合格，不合格。

查核C：比對(duì)目標(biāo)和執(zhí)行的差異

比對(duì)目標(biāo)和執(zhí)行的差異

4.對(duì)策A：依查核結(jié)果重新制定改善辦法。

依查核C結(jié)果判斷合格與否，再針對(duì)不合格的項(xiàng)目來(lái)下對(duì)策；或者依查核C結(jié)果重新修訂計(jì)劃目標(biāo)；最后依對(duì)策或修訂計(jì)劃來(lái)重新啟動(dòng)新的PDCA循環(huán)，持續(xù)進(jìn)行企業(yè)改善計(jì)劃。

Ex. 采購(gòu)管理的對(duì)策A，如制訂<供貨商評(píng)選計(jì)劃>，又是另一個(gè)PDCA開(kāi)始了…

<采購(gòu)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告>查核結(jié)果：合格

4.1.對(duì)策1：結(jié)案。

4.2.對(duì)策2：壓縮廠商交貨期限以降低采購(gòu)周期，并重啟計(jì)劃評(píng)估成效。

4.3.對(duì)策3：提高質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)以獲得更好的質(zhì)量，并重啟計(jì)劃評(píng)估成效。

<采購(gòu)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告>查核結(jié)果：不合格

4.4.對(duì)策4：對(duì)不準(zhǔn)時(shí)的廠商發(fā)出警告，并持續(xù)追蹤，重啟計(jì)劃評(píng)估成效。

4.5.對(duì)策5：跟質(zhì)量不合格的廠商簽訂采購(gòu)合約明定罰責(zé)，以降低采購(gòu)失敗風(fēng)險(xiǎn)，并重啟計(jì)劃評(píng)估成效。

4.6.對(duì)策6：尋找替代廠商進(jìn)行供貨商評(píng)選，并重啟計(jì)劃評(píng)估成效。

以上簡(jiǎn)單例舉PDCA循環(huán)于ERP采購(gòu)管理的應(yīng)用，當(dāng)然企業(yè)流程并非如此單純，但透過(guò)PDCA循環(huán)的管理手法，可適用在企業(yè)中大大小小的作業(yè)流程管理之中。

比如說(shuō)在新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)上很講究給客戶的交期，但偏偏公司的交期硬是比別人久，召集銷售部、研發(fā)部、采購(gòu)部、生產(chǎn)部開(kāi)會(huì)檢討，銷售部推說(shuō)生產(chǎn)進(jìn)度慢，生產(chǎn)部推說(shuō)采購(gòu)進(jìn)貨慢，采購(gòu)部推說(shuō)廠商交貨來(lái)不及、交貨質(zhì)量有問(wèn)題…最后，結(jié)論往往是廠商的問(wèn)題，因?yàn)椤l(shuí)叫廠商沒(méi)來(lái)開(kāi)會(huì)嘛！

導(dǎo)入ERP后運(yùn)用PDCA的管理方法

導(dǎo)入ERP后，我們可以運(yùn)用PDCA的管理方法，尋找改善新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)時(shí)程的對(duì)策：

1.制定新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)周期計(jì)劃P，指定從客戶提出需求開(kāi)始到出貨的預(yù)計(jì)時(shí)間。

2.并分段記錄流程中，各(責(zé)任部門)執(zhí)行D單據(jù)的實(shí)際完成時(shí)間：研發(fā)需求單、(研發(fā)部/客戶)樣品確認(rèn)單、(研發(fā)部) BOM表、(采購(gòu)部) 采購(gòu)驗(yàn)收單、(生產(chǎn)部) 生產(chǎn)入庫(kù)單、(銷售部) 銷售出貨單。

3.此時(shí)可以分段查核C的方式，以各段運(yùn)行時(shí)間周期的長(zhǎng)短來(lái)判斷，尋找出最可能有問(wèn)題，且進(jìn)行改善將最能見(jiàn)效的一個(gè)(或數(shù)個(gè))作業(yè)階段。

4.提請(qǐng)相應(yīng)責(zé)任部門進(jìn)行改善對(duì)策A，制定責(zé)任部門改善計(jì)劃，以啟動(dòng)另一個(gè)PDCA循環(huán)進(jìn)行改善。

如此即可發(fā)現(xiàn)真正有問(wèn)題的作業(yè)階段，并實(shí)時(shí)下對(duì)策加以改善，達(dá)事半功倍之效。

導(dǎo)入ERP后運(yùn)用PDCA的管理方法

幫企業(yè)發(fā)現(xiàn)關(guān)鍵問(wèn)題的管理方法

其實(shí)在一般企業(yè)管理中，大多已經(jīng)都有計(jì)劃P和執(zhí)行D的觀念及實(shí)務(wù)作業(yè)，如銷售訂單和出貨單、采購(gòu)訂單和驗(yàn)收單、生產(chǎn)制令和入庫(kù)單；缺的是系統(tǒng)化的查核C，無(wú)法正確的下達(dá)對(duì)策A，而導(dǎo)致管理成效不彰；好的查核管理，能引導(dǎo)出正確的對(duì)策，進(jìn)而達(dá)到企業(yè)改造的成效。

PDCA循環(huán)，是能幫企業(yè)發(fā)現(xiàn)關(guān)鍵問(wèn)題的管理方法；透過(guò)ERP系統(tǒng)，更能加速改善關(guān)鍵問(wèn)題的時(shí)效。PDCA循環(huán)于ERP的應(yīng)用，絕對(duì)是針對(duì)企業(yè)問(wèn)題改善，加以對(duì)癥下藥的一帖特效藥。