在信息科技發(fā)達(dá)的現(xiàn)今，企業(yè)內(nèi)部中電子郵件是最常使用的一種溝通工具，然而電子郵件的容易使用，只要輕點(diǎn)一下鼠標(biāo)，便能將訊息傳送給許多人，若收件者未經(jīng)思考按直接回復(fù)或按全部回復(fù)，則可能出現(xiàn)了MAIL滿天飛的情形，如此一來，將造成員工因訊息超載而損失工作時(shí)，嚴(yán)重者則有溝通不良，出現(xiàn)效率不彰的情況產(chǎn)生。但，你知道嗎？若透過更人性的企業(yè)E化平臺，可大大改善溝通不良的情況，也可讓企業(yè)內(nèi)部溝通變得更easy！

一、何謂溝通

溝通(communication)是指2個(gè)或2個(gè)以上的個(gè)體成員或群體之間，單向或雙向的傳達(dá)信息，并達(dá)成彼此理解的狀態(tài)。一個(gè)良好、有效的溝通是指，組織內(nèi)的成員彼此傳達(dá)訊息或分享信息，接收訊息的成員皆能清楚知道該信息的意義，若接收訊息的成員未成功獲得訊息，或是不清楚訊息的意義時(shí)，則表示溝通無效。

二、溝通的功能

1、提供知識

溝通的基本功能就是提供知識給組織成員，例如：企業(yè)文化、公司使命、公司愿景、公司目標(biāo)、公司策略、工作規(guī)則、公司內(nèi)可接受的行為標(biāo)準(zhǔn)…等，透過有效的溝通管道，讓組織內(nèi)的每一位成員知悉，并讓他們能有效地執(zhí)行工作，達(dá)成組織目標(biāo)。

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2、激發(fā)組織成員動(dòng)機(jī)

組織成員的工作動(dòng)機(jī)是決定一組織績效的重要關(guān)鍵因素，而激發(fā)組織成員達(dá)成其工作目標(biāo)的重要方式則是溝通。主管可透過不同的溝通方式，指派明確和困難的目標(biāo)或達(dá)成工作績效可獲得的報(bào)酬…等。然而，組織成員的動(dòng)機(jī)是否有被激發(fā)，可視組織成員的行為模式，即可知該溝通是否有效，例如：下屬明確知悉被指派的目標(biāo)為何，及達(dá)成目標(biāo)或工作績效時(shí)可獲得的報(bào)酬為何。

3、控制和協(xié)調(diào)個(gè)人的努力

在一組織或團(tuán)隊(duì)中，常會(huì)有「搭便車」的人出現(xiàn)，即管理學(xué)中所稱的「社會(huì)賦閑效果」。依一般正常邏輯思考，當(dāng)組織成員個(gè)體數(shù)量增加時(shí)，群體規(guī)模亦增加，群體的力量應(yīng)隨之變大。但其實(shí)不然，當(dāng)組織成員個(gè)體數(shù)量增加變多時(shí)，難免有人會(huì)抱著「搭便車」的心態(tài)，因此，雖然群體逐漸擴(kuò)大，但每位成員的貢獻(xiàn)度卻相對減少，此現(xiàn)象則稱為「社會(huì)賦閑效果」。此時(shí)，則需透過一個(gè)良好、有效的溝通去控制和協(xié)調(diào)個(gè)體成員的行為，不僅期望達(dá)到組織內(nèi)的公平公正原則，也讓每一位個(gè)體成員在互信互賴之下彼此競合，以順利達(dá)成個(gè)體成員的工作目標(biāo)，進(jìn)而達(dá)到組織目標(biāo)。

溝通的方式

溝通方式

三、溝通的媒介

不同的溝通媒介可傳達(dá)的信息豐富性也有所不同。信息豐富性高的溝通媒介能夠傳遞更多的信息，也更能促成彼此相互理解。

1、面對面溝通

在溝通的過程中，所發(fā)出的訊息有語言訊息和非語言訊息兩種。面對面溝通除了提供語言訊息，也充份的提供非語言訊息，例如：肢體語言、臉部表情…等。另外，面對面溝通的過程中，也可不斷地重復(fù)，以達(dá)到彼此互相理解為止。

2、以電子方式傳遞的語言溝通

以電子方式傳遞的語言溝通為媒介，其信息豐富性居次，例如：電話、語音信箱、錄音機(jī)…等。此溝通媒介除了提供充足的語言訊息之外，也能透過發(fā)訊者的聲音語調(diào)、強(qiáng)調(diào)哪一部份的訊息或感覺發(fā)訊者的態(tài)度。

3、個(gè)人收件的書面溝通

電子郵件(e-mail)、正式公文、信件或備忘錄…等則屬于個(gè)人收件的書面溝通媒介，其信息豐富性次低。由于透過此溝通媒介傳遞訊息，主要是對特定的個(gè)體成員發(fā)出訊息，可于溝通的媒介中強(qiáng)調(diào)發(fā)訊主旨，讓收訊者對該訊息的注意，但無法立即獲得回饋為該溝通媒介的缺點(diǎn)。

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