一、企業(yè)ERP數(shù)據(jù)

今天筆者所談的ERP數(shù)據(jù)，是指企業(yè)已經(jīng)應(yīng)用了ERP系統(tǒng)后得到的ERP數(shù)據(jù)。企業(yè)運用ERP系統(tǒng)，除了規(guī)范企業(yè)各單位的業(yè)務(wù)流程外，最主要的還是希望從ERP系統(tǒng)中能快速的得到一些企業(yè)關(guān)鍵管理的ERP數(shù)據(jù)。但是有一些企業(yè)在運用ERP系統(tǒng)后，卻發(fā)現(xiàn)ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)并不是有效數(shù)據(jù)，無法滿足企業(yè)管理需要。針對這個問題，筆者分如下兩種情況來說明下：

1．ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)不是企業(yè)真實的需求，從另一方面說明ERP系統(tǒng)的功能不能滿足企業(yè)的需求。即企業(yè)在選型軟件時，了解的不夠，或沒有了解清楚就購買了。針對這種情況本文不作詳述。

2．ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)不是企業(yè)的有效數(shù)據(jù)，說明企業(yè)在使用ERP系統(tǒng)的過程中出現(xiàn)了一些問題。ERP系統(tǒng)使用起來了，但是系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)卻是錯誤的。什么原因會導致系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不正確呢？在業(yè)界就有這么一句話：“進去的是垃圾，出來的也是垃圾”，那么企業(yè)使用ERP系統(tǒng)的人員是不是錄進去了一些垃圾呢？如何避免垃圾進入企業(yè)ERP系統(tǒng)呢？今天主要是和大家一起來探討下這個問題。

二、可能造成企業(yè)ERP數(shù)據(jù)不正確的原因

1．企業(yè)應(yīng)用ERP系統(tǒng)初期，期初數(shù)據(jù)錄入不準。

企業(yè)本身的業(yè)務(wù)流程存在一些職責不清，或有文不執(zhí)，有法不依的情況。如企業(yè)BOM表的損耗率，工程部在建立BOM的損耗率時，與企業(yè)實際生產(chǎn)時的損耗不符，出現(xiàn)了BOM定出的損耗純屬擺設(shè)，沒有起到真正的作用。這時請工程部依生產(chǎn)實際的損耗標準來錄入，工程部的人員就犯傻了，我去哪里要來這損耗率？請生產(chǎn)提供嘛，生產(chǎn)部來一句：這是工程部的工作，生產(chǎn)部沒空整理這資料。踢皮球一樣的，將這個問題踢來踢去。工程部就只能用現(xiàn)在的不準確的數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)了。等在系統(tǒng)中下達生產(chǎn)制令生產(chǎn)時，系統(tǒng)中的損耗數(shù)量就不能作為控制物料領(lǐng)用的依據(jù)，不能準確有效的控制各生產(chǎn)單位的領(lǐng)料狀況。

2．使用后ERP系統(tǒng)，實物并沒有隨單據(jù)流轉(zhuǎn)。

我常常聽到一些單位在抱怨：采購要下單了，去看了下倉庫物料的庫存數(shù)據(jù)，帳上明明有數(shù)呢，可去倉庫實物一查看，沒有這庫存啊，怎么回事，這ERP數(shù)據(jù)怎么跟我們實物的不符合?。坑幸环N可能就是錄入ERP數(shù)據(jù)的人員導致的數(shù)據(jù)不準。因為操作人員沒按實際發(fā)生情況來錄入。大部份情況下，使用的人員不會惡意或故意去做假數(shù)據(jù)（排除不健康心態(tài)的人員）。應(yīng)該是在使用ERP系統(tǒng)的過程中，其中的一個流程出現(xiàn)了問題：如倉庫實物發(fā)出去了，但沒有收到系統(tǒng)中的發(fā)出單據(jù)；如去倉庫領(lǐng)料沒有實物表單，用“急用，借用”的名義去領(lǐng)走實物，生產(chǎn)線的物料員是不是也經(jīng)常去要求倉庫先發(fā)物料，說這筆訂單急啊，先發(fā)料吧，待發(fā)完了物料，生產(chǎn)線的物料員沒有及時的補回單據(jù)，倉庫人員也忘記了，久而久之就漏掉了。這種人為的無憑據(jù)的操作即是造成ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)混亂的原因之一。

3．使用ERP系統(tǒng)后，ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)與實際交易的實物不符合。

按理說，不應(yīng)該存在這樣的問題才是，但這個問題確實也給企業(yè)帶來了很大的困擾。為什么會有這個問題呢？舉個例子，采購部門下采購單的物料是A，但是倉庫收來的物料卻是B，原來是供應(yīng)商用B來替代了。但這一信息又沒有事先知會采購部，讓采購部把采購單上的產(chǎn)品給更改成B。這樣一來，明明是B物料，倉庫把B當成A來收貨了。那么接下來的混亂是可想而知的。除了以上說明的例子，企業(yè)中往往還會存在一物多號的情況，這也是造成ERP數(shù)據(jù)混亂的原因。

三、企業(yè)如何持續(xù)的管理維護ERP數(shù)據(jù)

企業(yè)應(yīng)用ERP系統(tǒng)后，必須將ERP系統(tǒng)中各流程規(guī)范定義，分清職責。ERP系統(tǒng)使用人員要作到“有文必依，有規(guī)必執(zhí)”。各崗位必須是依單據(jù)作業(yè)，有據(jù)可查。對于模糊的數(shù)據(jù)，定要取得相應(yīng)確鑿的證據(jù)后錄入數(shù)據(jù)。切不可隨意輸入有疑問的數(shù)據(jù)。確保ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)是企業(yè)實時有效的。