一、企業(yè)ERP數(shù)據(jù)

今天筆者所談的ERP數(shù)據(jù)，是指企業(yè)已經(jīng)應(yīng)用了ERP系統(tǒng)后得到的ERP數(shù)據(jù)。企業(yè)運(yùn)用ERP系統(tǒng)，除了規(guī)范企業(yè)各單位的業(yè)務(wù)流程外，最主要的還是希望從ERP系統(tǒng)中能快速的得到一些企業(yè)關(guān)鍵管理的ERP數(shù)據(jù)。但是有一些企業(yè)在運(yùn)用ERP系統(tǒng)后，卻發(fā)現(xiàn)ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)并不是有效數(shù)據(jù)，無(wú)法滿足企業(yè)管理需要。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，筆者分如下兩種情況來(lái)說(shuō)明下：

1．ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)不是企業(yè)真實(shí)的需求，從另一方面說(shuō)明ERP系統(tǒng)的功能不能滿足企業(yè)的需求。即企業(yè)在選型軟件時(shí)，了解的不夠，或沒(méi)有了解清楚就購(gòu)買了。針對(duì)這種情況本文不作詳述。

2．ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)不是企業(yè)的有效數(shù)據(jù)，說(shuō)明企業(yè)在使用ERP系統(tǒng)的過(guò)程中出現(xiàn)了一些問(wèn)題。ERP系統(tǒng)使用起來(lái)了，但是系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)卻是錯(cuò)誤的。什么原因會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不正確呢？在業(yè)界就有這么一句話：“進(jìn)去的是垃圾，出來(lái)的也是垃圾”，那么企業(yè)使用ERP系統(tǒng)的人員是不是錄進(jìn)去了一些垃圾呢？如何避免垃圾進(jìn)入企業(yè)ERP系統(tǒng)呢？今天主要是和大家一起來(lái)探討下這個(gè)問(wèn)題。

二、可能造成企業(yè)ERP數(shù)據(jù)不正確的原因

1．企業(yè)應(yīng)用ERP系統(tǒng)初期，期初數(shù)據(jù)錄入不準(zhǔn)。

企業(yè)本身的業(yè)務(wù)流程存在一些職責(zé)不清，或有文不執(zhí)，有法不依的情況。如企業(yè)BOM表的損耗率，工程部在建立BOM的損耗率時(shí)，與企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)時(shí)的損耗不符，出現(xiàn)了BOM定出的損耗純屬擺設(shè)，沒(méi)有起到真正的作用。這時(shí)請(qǐng)工程部依生產(chǎn)實(shí)際的損耗標(biāo)準(zhǔn)來(lái)錄入，工程部的人員就犯傻了，我去哪里要來(lái)這損耗率？請(qǐng)生產(chǎn)提供嘛，生產(chǎn)部來(lái)一句：這是工程部的工作，生產(chǎn)部沒(méi)空整理這資料。踢皮球一樣的，將這個(gè)問(wèn)題踢來(lái)踢去。工程部就只能用現(xiàn)在的不準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)了。等在系統(tǒng)中下達(dá)生產(chǎn)制令生產(chǎn)時(shí)，系統(tǒng)中的損耗數(shù)量就不能作為控制物料領(lǐng)用的依據(jù)，不能準(zhǔn)確有效的控制各生產(chǎn)單位的領(lǐng)料狀況。

2．使用后ERP系統(tǒng)，實(shí)物并沒(méi)有隨單據(jù)流轉(zhuǎn)。

我常常聽(tīng)到一些單位在抱怨：采購(gòu)要下單了，去看了下倉(cāng)庫(kù)物料的庫(kù)存數(shù)據(jù)，帳上明明有數(shù)呢，可去倉(cāng)庫(kù)實(shí)物一查看，沒(méi)有這庫(kù)存啊，怎么回事，這ERP數(shù)據(jù)怎么跟我們實(shí)物的不符合啊？有一種可能就是錄入ERP數(shù)據(jù)的人員導(dǎo)致的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)。因?yàn)椴僮魅藛T沒(méi)按實(shí)際發(fā)生情況來(lái)錄入。大部份情況下，使用的人員不會(huì)惡意或故意去做假數(shù)據(jù)（排除不健康心態(tài)的人員）。應(yīng)該是在使用ERP系統(tǒng)的過(guò)程中，其中的一個(gè)流程出現(xiàn)了問(wèn)題：如倉(cāng)庫(kù)實(shí)物發(fā)出去了，但沒(méi)有收到系統(tǒng)中的發(fā)出單據(jù)；如去倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)料沒(méi)有實(shí)物表單，用“急用，借用”的名義去領(lǐng)走實(shí)物，生產(chǎn)線的物料員是不是也經(jīng)常去要求倉(cāng)庫(kù)先發(fā)物料，說(shuō)這筆訂單急啊，先發(fā)料吧，待發(fā)完了物料，生產(chǎn)線的物料員沒(méi)有及時(shí)的補(bǔ)回單據(jù)，倉(cāng)庫(kù)人員也忘記了，久而久之就漏掉了。這種人為的無(wú)憑據(jù)的操作即是造成ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)混亂的原因之一。

3．使用ERP系統(tǒng)后，ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)與實(shí)際交易的實(shí)物不符合。

按理說(shuō)，不應(yīng)該存在這樣的問(wèn)題才是，但這個(gè)問(wèn)題確實(shí)也給企業(yè)帶來(lái)了很大的困擾。為什么會(huì)有這個(gè)問(wèn)題呢？舉個(gè)例子，采購(gòu)部門下采購(gòu)單的物料是A，但是倉(cāng)庫(kù)收來(lái)的物料卻是B，原來(lái)是供應(yīng)商用B來(lái)替代了。但這一信息又沒(méi)有事先知會(huì)采購(gòu)部，讓采購(gòu)部把采購(gòu)單上的產(chǎn)品給更改成B。這樣一來(lái)，明明是B物料，倉(cāng)庫(kù)把B當(dāng)成A來(lái)收貨了。那么接下來(lái)的混亂是可想而知的。除了以上說(shuō)明的例子，企業(yè)中往往還會(huì)存在一物多號(hào)的情況，這也是造成ERP數(shù)據(jù)混亂的原因。

三、企業(yè)如何持續(xù)的管理維護(hù)ERP數(shù)據(jù)

企業(yè)應(yīng)用ERP系統(tǒng)后，必須將ERP系統(tǒng)中各流程規(guī)范定義，分清職責(zé)。ERP系統(tǒng)使用人員要作到“有文必依，有規(guī)必執(zhí)”。各崗位必須是依單據(jù)作業(yè)，有據(jù)可查。對(duì)于模糊的數(shù)據(jù)，定要取得相應(yīng)確鑿的證據(jù)后錄入數(shù)據(jù)。切不可隨意輸入有疑問(wèn)的數(shù)據(jù)。確保ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)是企業(yè)實(shí)時(shí)有效的。