要想在現(xiàn)在和未來都擁有高效、可靠的信息，你應(yīng)當(dāng)遵循以下八個簡單的步驟。但是請記住，這些步驟是相互關(guān)聯(lián)的，忽視其中任何一個步驟都會影響整個流程。

1.弄清楚你出于什么目的需要什么信息，以及你打算怎樣使用這些信息。這個步驟需要耗費大量時間，并且需要你認(rèn)真地加以思考。這不是什么“大數(shù)據(jù)”流程，不是讓你把所有信息都采集起來，期待有朝一日能夠全部解讀。你要做的只是擬一份初步的清單，寫下你認(rèn)為自己在未來會需要哪些具體的信息和記錄，然后比對你已經(jīng)擁有的信息。你要定期核查這份清單，添加需要的新項目，刪掉已經(jīng)證實無關(guān)的項目。

　2.設(shè)計一套方法以方便、持續(xù)地采集上述信息，并著手開始采集。所需信息的各種來源有哪些？你會使用哪些協(xié)議、實踐、程序和工具？立即開始采集信息吧。

3.對采集來的信息進(jìn)行驗證和協(xié)調(diào)。在所有八個步驟中，這個步驟是最常被人忽視的。要么整個被遺漏了，要么就是進(jìn)行得不徹底。這個步驟耗費的時間和工作量往往最多，因此人們會忍不住要跳過它，或者想當(dāng)然地認(rèn)為信息來源可信。但是，跳過這個步驟會面臨許多風(fēng)險。

這些風(fēng)險包括：監(jiān)管/法律風(fēng)險；PEST(政治/環(huán)保/社會責(zé)任/技術(shù))風(fēng)險；名譽(yù)風(fēng)險；各種各樣的“人為因素”風(fēng)險，例如沒能妥善進(jìn)行接班人規(guī)劃或整體的勞動力規(guī)劃；以及隨著全球經(jīng)濟(jì)擴(kuò)張而至的各種文化風(fēng)險。

你對于自己從財務(wù)顧問那里得到的信息，會采取怎么樣的流程對之進(jìn)行驗證呢？你是不是不假思索就相信了？有句老話說得好：“我們信上帝。其他人都得等驗證后再說?！?/p>

4.設(shè)置更新信息的觸發(fā)點。在英國巨石陣這一巨大石圈的外圍，有許多坑洞，建陣者通過移動標(biāo)桿位置的方法結(jié)合其他形式的標(biāo)記來計算何時適合種植作物。如今，我們可以通過一個數(shù)字日歷系統(tǒng)和自動提醒功能(有時候甚至還會用隨意貼)來完成這一工作。

5.創(chuàng)建一個系統(tǒng)和信息倉庫，以有組織且安全的方式來將這些信息歸檔。在新的世紀(jì)，信息最有可能以數(shù)字的形式出現(xiàn)在我們自己公司的服務(wù)器上或是云服務(wù)器上。但如果你生活在會出現(xiàn)颶風(fēng)、龍卷風(fēng)或地震的地區(qū)，那么筆者強(qiáng)烈推薦你將信息以紙質(zhì)形式進(jìn)行備份，存儲在公司之外，甚至是在國外托管。

一定要創(chuàng)建詳細(xì)的信息盤點清單，列明每個儲藏箱中保管了哪些內(nèi)容，并以安全、易檢索的方式保管這份清單。在箱子上簡單地標(biāo)示“稅務(wù)”并不足以幫助公司進(jìn)行快速、方便的檢索，特別是當(dāng)組織需要在多個保管場所間移動儲藏箱時。

6.必須設(shè)計相應(yīng)的方法和流程來整合信息。這一步驟分為以下三個部分：

第一，決定要用什么平臺來采集信息，牢記信息的類型和最終的用處。你所采用的平臺最好不僅能采集所需的數(shù)據(jù)，還能方便地輸出最終的結(jié)果，不論是報告、圖表還是視頻。

第二，如果必須將數(shù)據(jù)輸出到另外一個或幾個平臺，就會大大增加耗費的時間和金錢、整理信息的壓力以及數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險。例如，試圖在微軟的Word2003和較新的版本—比如Word2007之間，或者在Word和開源程序OpenOffice—之間同步文檔，往往就會碰上連續(xù)性方面的問題。因此，一定要確保你所用的平臺能夠在保障數(shù)據(jù)完整性的同時將數(shù)據(jù)遷移到其他平臺。

第三，判斷最終輸出結(jié)果的受眾是誰。舉例來說，在個人財富管理領(lǐng)域，需要看到和接收相關(guān)信息的主要受眾可能包括：家族理財工作室中負(fù)責(zé)收集和處理信息的人；資產(chǎn)所有者；具體指定的家庭成員；稅務(wù)顧問；信托和不動產(chǎn)律師；投資顧問。每一類受眾都只需要與自己相關(guān)的那部分信息，且必須以他們覺得能夠接受且有用的特定形式提供。這可能意味著你必須開發(fā)多種不同的方法和格式才能讓這些受眾滿意。企業(yè)越大，這一步驟就越重要。

7.一旦完成信息的整合，你需要用某種格式和多個模板呈現(xiàn)這一信息，使其容易被受眾理解，讓他們能夠完整把握這一信息的影響。你可以在這個領(lǐng)域發(fā)揮創(chuàng)意。但是應(yīng)該注重提供充足的信息，以增加透明度、加強(qiáng)理解和提供可供操作的洞見。這通常意味著你所提供的信息不能只局限于對大局的概括。你需要加入足夠多的額外信息以進(jìn)行澄清，但這并不等于你要把所有東西都擺上去。筆者對財務(wù)看板最大的不滿在于，它們貌似很有沖擊力，但從中幾乎提煉不出多少可供操作的情報。

8.將這個流程轉(zhuǎn)化為一個體系，能夠長時間反復(fù)進(jìn)行并保持連續(xù)性，同時你還要對它進(jìn)行充分的復(fù)制和備份。沒有這最后一步，你可能不得不重復(fù)做很多事情，這太可怕了。理想情況下，獲得授權(quán)的任何人都應(yīng)該能輕易得到所需的信息。比如，如果你在旅途中想要通過電子郵件獲取一份文件或文檔，你的秘書卻正在休病假，臨時頂替的人—可能是前臺、辦公室經(jīng)理或別的什么人——應(yīng)當(dāng)能夠很快地找到這份文件并發(fā)送給你。但如果你的秘書將文件按照字母順序進(jìn)行歸檔，而你歸檔的方式則是按照主題(稅務(wù)歸為“稅務(wù)類”，董事會資料歸為“董事會類”)，或者存在多種歸檔風(fēng)格和系統(tǒng)，提取信息就很難了。

總而言之，筆者請你接受信息管理理念——崇尚信息準(zhǔn)確性和可用性的理念。這種理念需要人們有組織地思考和行動，這不是某種基于控制和避損的心理戰(zhàn)略，而是成功實現(xiàn)你個人和企業(yè)未來的關(guān)鍵。