企業(yè)信息化的演變

企業(yè)信息化由來(lái)已久，企業(yè)信息化這個(gè)名詞整體的演變，已經(jīng)有了很大的變化，從最開(kāi)始僅僅只為了減輕員工勞力的付出，到后期企業(yè)信息化講求的甚至是在符合企業(yè)內(nèi)稽內(nèi)控的前提下，以信息系統(tǒng)所促成的業(yè)務(wù)模式、組織經(jīng)營(yíng)架構(gòu)，以信息系統(tǒng)的角度創(chuàng)造出企業(yè)流程的標(biāo)準(zhǔn)化，并快速地響應(yīng)企業(yè)所需求的數(shù)據(jù)，供企業(yè)衡量參考未來(lái)的經(jīng)營(yíng)走向，甚至未來(lái)的戰(zhàn)情、策略。所以，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的演化至今，企業(yè)信息化已經(jīng)不再是單純要將原本人工處理的作業(yè)模式改成以計(jì)算機(jī)執(zhí)行而已了。

正航電子表單簽核

多點(diǎn)的企業(yè)經(jīng)營(yíng)

以現(xiàn)在的企業(yè)經(jīng)營(yíng)來(lái)看，無(wú)論企業(yè)的規(guī)模大小，假設(shè)不考慮那種有多個(gè)經(jīng)營(yíng)事業(yè)體，并且是跨國(guó)性的大公司，需求IFRS或者是企業(yè)的集團(tuán)合并帳，哪怕公司僅僅只是中小型企業(yè)，都可能會(huì)面對(duì)公司的員工工作地并不在公司內(nèi)部，比方要考慮公司經(jīng)營(yíng)的方便性或者是交通的方便性，公司應(yīng)該會(huì)設(shè)定在比較適合的地方，但公司的倉(cāng)庫(kù)就會(huì)是另外的考慮，或者是公司的業(yè)務(wù)整天在外面跑客戶，根本不會(huì)進(jìn)公司，想要看一下自己的銷(xiāo)售狀況或者是處理一些工作，如果還要打電話回公司請(qǐng)人代勞，也是很麻煩的一件事。

除此之外，在一些公司，工作的彈性比較大，難免要回家處理一些事情，或者是老板隨時(shí)想要了解公司業(yè)績(jī)的狀況，就不是以往的人工操作可以達(dá)成的。但企業(yè)信息化除了提供多點(diǎn)經(jīng)營(yíng)的方便性之外，更為重要的是企業(yè)信息的整合，除了公司和倉(cāng)庫(kù)是分開(kāi)來(lái)的，甚至還會(huì)經(jīng)營(yíng)多個(gè)事業(yè)體，在地區(qū)和產(chǎn)品都不同的情況下，老板可以輕易地看到整合各個(gè)事業(yè)體的損益表或是資產(chǎn)負(fù)債表，并針對(duì)數(shù)據(jù)的內(nèi)容以及比較，如何調(diào)配人力或者是調(diào)整經(jīng)營(yíng)模式，才是信息系統(tǒng)整合數(shù)據(jù)的價(jià)值。

ERP系統(tǒng)該不該設(shè)定管制點(diǎn)?

假設(shè)目前公司已經(jīng)有基礎(chǔ)的ERP系統(tǒng)，處理一般的進(jìn)出貨或者是出納都沒(méi)有問(wèn)題，以現(xiàn)今的交易模式來(lái)說(shuō)，公司從初期填補(bǔ)客戶的需求到現(xiàn)在必須提供客戶全面的完整解決方案，所以企業(yè)經(jīng)營(yíng)面必須要廣。但實(shí)際上為了公司同仁可以很方便的使用系統(tǒng)往往會(huì)把彈性拉的很大，舉例來(lái)說(shuō): 出貨的時(shí)候只要沒(méi)有低于成本就好，或者是貨來(lái)不及進(jìn)了，業(yè)務(wù)趕著出貨，單子先打了再說(shuō)等等之類的交易習(xí)慣，公司內(nèi)部幾乎每天都在不斷的發(fā)生，但仔細(xì)思考一下，業(yè)務(wù)的業(yè)績(jī)、員工的效率和公司的盈虧，并不會(huì)畫(huà)上等號(hào)，或許某一筆交易進(jìn)貨價(jià)是100，所以業(yè)務(wù)只要以105賣(mài)出去，業(yè)務(wù)就有業(yè)績(jī)獎(jiǎng)金可領(lǐng)，但公司花了一個(gè)業(yè)務(wù)、一個(gè)助理、一個(gè)倉(cāng)管人員以及一筆運(yùn)費(fèi)，實(shí)際上公司真的有賺錢(qián)嗎?我想答案很明顯。

但如果公司于ERP系統(tǒng)設(shè)定這些管制點(diǎn)，除了人員每天跑來(lái)跑去找人蓋章核準(zhǔn)之外，主管或是老板也必須整天在公司坐鎮(zhèn)，否則少蓋一個(gè)章就少賺一個(gè)錢(qián)，員工也怨聲載道，于是把這些管制點(diǎn)拿掉，但管理人員就很難了解實(shí)際實(shí)務(wù)上的狀況，調(diào)整公司的流程，甚至是業(yè)務(wù)賺錢(qián)老板虧錢(qián)的狀況。

正航核決流程分析

云端簽核(Web Flow)的重要性

模塊流程分析

公司必須要有這些管制規(guī)則，在現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)信息爆炸的時(shí)代，除了家家戶戶都有網(wǎng)絡(luò)之外，也幾乎人人手上隨時(shí)都有智能型手機(jī)或是平板計(jì)算機(jī)，企業(yè)想要將ERP系統(tǒng)和云端的簽核系統(tǒng)整合在一起，絕對(duì)不是一件難事，公司將規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)化，假設(shè)某些單據(jù)超出這些標(biāo)準(zhǔn)，那么就由系統(tǒng)實(shí)時(shí)發(fā)出通知給管理階層的人員，由管理人員來(lái)判斷是不是可以接受，要不要核準(zhǔn)這些事情，甚至可以把整個(gè)公司的人員都架構(gòu)起來(lái)，管理階層自己沒(méi)有辦法下決策，直接可以跟其他人做意見(jiàn)的溝通，甚至公司也可以設(shè)定一些防堵機(jī)制，某些特殊流程需要多人同意會(huì)簽，或是只要大部分同意就可以繼續(xù)執(zhí)行。FLOW的作用除了核準(zhǔn)之外，同時(shí)也可以做到通知的功能，比方公司現(xiàn)在有使用ERP系統(tǒng)，業(yè)務(wù)人員打了一張標(biāo)準(zhǔn)的出貨單，如果可以讓系統(tǒng)自動(dòng)通知倉(cāng)管人員以及所屬的主管，除了可以節(jié)省自行確認(rèn)以及通知的時(shí)間，更可以減少失誤的機(jī)會(huì)。

所以假設(shè)公司可以架設(shè)一套合適的簽核系統(tǒng)，不僅作業(yè)人員可以很快速得到響應(yīng)，也可以實(shí)時(shí)知道自己的申請(qǐng)目前在哪個(gè)階段，不需要跑來(lái)跑去找人蓋章以及打電話找人，管理階層也可以很放心的去擴(kuò)展事業(yè)體，不用每天花時(shí)間處理這些瑣碎雜事，而是把時(shí)間花在對(duì)的事情上，企業(yè)才有機(jī)會(huì)在現(xiàn)今高度競(jìng)爭(zhēng)的社會(huì)拔得頭籌。

正航內(nèi)部用印申請(qǐng)單

WEB BPM 高效率的協(xié)同作業(yè)模式

內(nèi)部用印申請(qǐng)單

企業(yè)除了ERP內(nèi)規(guī)范的交易流程單據(jù)(EX: 出貨單or采購(gòu)單)之外，其實(shí)還有很多是ERP系統(tǒng)無(wú)法規(guī)范的作業(yè)流程，舉例來(lái)說(shuō)，員工出差的申請(qǐng)，或者是合約用印的申請(qǐng)以至于離職的申請(qǐng)等等，都不大可能出現(xiàn)在企業(yè)的ERP系統(tǒng)中，絕大多數(shù)的公司在面對(duì)這些ERP規(guī)范之外的流程的時(shí)候，采取的還是傳統(tǒng)紙本的簽核機(jī)制，除了無(wú)法實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化、歸檔困難之外，員工也很難了解每一種紙本功能的流程，費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。

這時(shí)候，企業(yè)可以使用BPM電子表單系統(tǒng)來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，企業(yè)可以運(yùn)用這種系統(tǒng)，將ERP系統(tǒng)之外的各種窗體，制作成標(biāo)準(zhǔn)的電子表單格式，可能有人會(huì)認(rèn)為，這些OFFICE就可以做得到，表面上看來(lái)是沒(méi)錯(cuò)，但BPM電子表單系統(tǒng)的價(jià)值在于整合FLOW簽核系統(tǒng)，好處在于人員不用每處理一件事就要拼命問(wèn)人該怎么跑，F(xiàn)LOW簽核的流程只要架構(gòu)好，人員僅需要打單，后續(xù)的流程就交給系統(tǒng)自動(dòng)去跑，不只人員輕松，工作效率大幅提升，公司也更容易管理這些窗體，更加深企業(yè)信息化的完整性，并且真正達(dá)到高效率的全公司協(xié)同作業(yè)模式。