通過深入的調(diào)查與研究，以及對(duì)眾多集團(tuán)管理軟件應(yīng)用成功案例的剖析，研究小組發(fā)現(xiàn)和總結(jié)了一套集團(tuán)管理軟件選型方法論。該方法論包含八個(gè)階段，即確定集團(tuán)信息化規(guī)劃、成立信息化項(xiàng)目和集團(tuán)管理軟件選型小組、評(píng)估集團(tuán)管理需求、篩選重點(diǎn)考察廠商名單、實(shí)地考察、招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判和簽署合同。

一、確定集團(tuán)信息化規(guī)劃

集團(tuán)企業(yè)在集團(tuán)管理軟件選型時(shí)，首先要依據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略及集團(tuán)信息化的規(guī)劃。

若集團(tuán)沒有信息化的規(guī)劃，可以借此機(jī)會(huì)進(jìn)行信息化規(guī)劃?？梢愿鶕?jù)集團(tuán)企業(yè)實(shí)際情況，決定信息化規(guī)劃的詳細(xì)程度。

企業(yè)確定集團(tuán)信息化規(guī)劃時(shí)，可以通過對(duì)現(xiàn)狀調(diào)研、系統(tǒng)規(guī)劃和實(shí)施計(jì)劃等幾個(gè)方面來執(zhí)行。現(xiàn)狀調(diào)研主要是集團(tuán)企業(yè)對(duì)企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)現(xiàn)狀、IT現(xiàn)狀、行業(yè)現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研分析，獲取需求和問題；系統(tǒng)規(guī)劃主要是指集團(tuán)企業(yè)針對(duì)企業(yè)的需求和問題，給出解決方案；實(shí)施計(jì)劃主要是指集團(tuán)企業(yè)將系統(tǒng)規(guī)劃的內(nèi)容按時(shí)間排列，給出大致的費(fèi)用。

二、成立信息化項(xiàng)目和選型小組

集團(tuán)企業(yè)做好信息化規(guī)劃之后，需要根據(jù)信息化規(guī)劃成立準(zhǔn)備實(shí)施的信息化項(xiàng)目和相關(guān)管理軟件選型小組。

選型小組將負(fù)責(zé)整個(gè)軟件選型過程的執(zhí)行。選型小組成員至少應(yīng)包括公司副總以上領(lǐng)導(dǎo)一名、信息化負(fù)責(zé)人一名、相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人。另外，根據(jù)選型需要，企業(yè)可以聘請(qǐng)外部專家。但總體來說，選型小組成員以公司內(nèi)部員工為主。

三、評(píng)估集團(tuán)管理需求

評(píng)估集團(tuán)管理需求是指集團(tuán)企業(yè)成立選型小組之后，由選型小組對(duì)選型需求進(jìn)行評(píng)估。這個(gè)階段的輸出結(jié)果是“企業(yè)軟件需求分析報(bào)告”。

評(píng)估集團(tuán)管理需求的主要內(nèi)容是集團(tuán)企業(yè)在軟件選型前，對(duì)于自身所屬行業(yè)、經(jīng)營(yíng)狀態(tài)、發(fā)展規(guī)模、主營(yíng)業(yè)務(wù)等進(jìn)行的全面分析與評(píng)估。一般而言，對(duì)于企業(yè)自身的評(píng)估需要重點(diǎn)側(cè)重企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略、企業(yè)組織結(jié)構(gòu)和企業(yè)業(yè)務(wù)流程三方面，并根據(jù)對(duì)以上方面的客觀評(píng)估得出符合企業(yè)當(dāng)前需求和發(fā)展規(guī)劃的系統(tǒng)建設(shè)需求，并根據(jù)需求制定相應(yīng)的信息化和軟件策略。

集團(tuán)管理軟件選型步驟

從評(píng)估方式而言，可分為企業(yè)自主評(píng)估、廠商評(píng)估、以及第三方評(píng)估三種方式。其中自主評(píng)估對(duì)自身需求比較了解，但評(píng)估專業(yè)性欠缺；廠商評(píng)估能夠很好的根據(jù)廠商需求提出產(chǎn)品的功能設(shè)計(jì)，但公正性欠缺；第三方評(píng)估能夠做到專業(yè)、公正，成本相對(duì)較高。綜合考慮，依據(jù)評(píng)估需求的重要性和企業(yè)的自身實(shí)際情況，最好能采用第三方評(píng)估。

另外，研究小組發(fā)現(xiàn)，企業(yè)在需求評(píng)估過程中，經(jīng)常出現(xiàn)三種誤區(qū)。第一，評(píng)估內(nèi)容有的不全面，有的沒有重點(diǎn)。研究小組認(rèn)為，評(píng)估需求要注意全面性，集團(tuán)管理軟件是會(huì)涉及企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的各個(gè)方面，因此，評(píng)估時(shí)不能缺少某一方面的需求；但在保證全面性的同時(shí)，企業(yè)還容易犯另外一個(gè)錯(cuò)誤，即忽視企業(yè)的關(guān)鍵與重點(diǎn)需求。企業(yè)最需要通過集團(tuán)管理軟件解決什么問題，這一定要分清楚。一般而言，要列出三個(gè)企業(yè)最關(guān)注的問題。第二，評(píng)估需求時(shí)要注意結(jié)合企業(yè)當(dāng)前與未來的需求。很多企業(yè)往往忽視未來的需求。第三，評(píng)估需求時(shí)也應(yīng)注意確認(rèn)項(xiàng)目預(yù)算量級(jí)，以及項(xiàng)目需求級(jí)別。如是百萬元級(jí)的投入還是千萬元級(jí)的投入，是部門級(jí)的需求還是企業(yè)級(jí)的需求。這些一定程度上都能夠提高集團(tuán)管理軟件選型效率，節(jié)約成本。

四、篩選重點(diǎn)考察廠商名單

篩選重點(diǎn)考察廠商名單包含確定重點(diǎn)廠商名單和確定招標(biāo)短名單兩個(gè)步驟。

確定重點(diǎn)的集團(tuán)管理軟件廠商名單是指企業(yè)在做完需求評(píng)估之后，研究小組建議，此階段篩選出5家左右待詳細(xì)評(píng)估廠商為宜。這個(gè)階段的輸出結(jié)果是：5家待詳細(xì)評(píng)估廠商名單。

在確定重點(diǎn)廠商名單之后，企業(yè)需要進(jìn)一步了解這些重點(diǎn)廠商，并結(jié)合自身需求，選擇出適合自己的廠商，作為最終招標(biāo)的重要考察對(duì)象。研究小組建議，此階段名單以2~3家為宜。企業(yè)可以通過軟件選型工具——軟件選型指標(biāo)，對(duì)具體的集團(tuán)管理軟件廠商進(jìn)行評(píng)分和定位，從而高效確定最終參加招標(biāo)的軟件廠商名單。這個(gè)階段的輸出結(jié)果是：根據(jù)對(duì)重點(diǎn)廠商的打分，選出2~3家進(jìn)入招標(biāo)的廠商。

從具體執(zhí)行而言，確定招標(biāo)短名單的環(huán)節(jié)可以分為如下步驟：

1、廠商評(píng)分

根據(jù)自身的行業(yè)性和業(yè)務(wù)需求，通過軟件選型工具——軟件選型指標(biāo)對(duì)已經(jīng)確定的5家的重點(diǎn)廠商名單，進(jìn)行評(píng)分和定位，然后根據(jù)權(quán)重計(jì)算公式給出打分。

2、確定招標(biāo)短名單

選取得分前幾名的軟件廠商，作為最終的參加評(píng)估與招標(biāo)的對(duì)象。

五、實(shí)地考察

在確定招標(biāo)短名單之后，需要花費(fèi)兩周時(shí)間對(duì)短名單廠商和其樣本客戶進(jìn)行考察。這里主要是考察廠商的實(shí)力和廠商的客戶應(yīng)用情況。若不符合要求，直接更換名單廠商。在這一步操作中，應(yīng)盡可能地軟件提供商的公司現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行考察?？疾熘螅瑢?duì)合格的廠商發(fā)出招標(biāo)書。

六、招標(biāo)

在確定重點(diǎn)的集團(tuán)管理軟件考察廠商名單之后，企業(yè)可以根據(jù)自己所掌握的情況進(jìn)行標(biāo)書的撰寫與發(fā)放，并根據(jù)標(biāo)書進(jìn)行集團(tuán)管理軟件的專門招標(biāo)。通過評(píng)估與招標(biāo)等商務(wù)流程，最終確定軟件的合作伙伴，完成集團(tuán)管理軟件選型。本階段的輸出結(jié)果是：招標(biāo)評(píng)估結(jié)果，最終合作廠商。

從具體執(zhí)行而言，企業(yè)實(shí)施軟件項(xiàng)目招標(biāo)的環(huán)節(jié)可以分為如下步驟：

1、撰寫與發(fā)布標(biāo)書

根據(jù)需求報(bào)告和前期的軟件廠商與產(chǎn)品評(píng)估分析報(bào)告，撰寫軟件項(xiàng)目招標(biāo)書。將招標(biāo)書在相關(guān)媒體或自己網(wǎng)站上進(jìn)行公布，同時(shí)向短名單廠商發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)，一般以2~3家為宜。

2、成立招標(biāo)專家委員會(huì)

邀請(qǐng)業(yè)內(nèi)在軟件、信息化領(lǐng)域具有深厚經(jīng)驗(yàn)的專家參加評(píng)標(biāo)。專家人數(shù)一般在5~9人為宜。由專家委員會(huì)制定招標(biāo)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)。

3、召開評(píng)標(biāo)會(huì)

收到廠商們提交的標(biāo)書、成立評(píng)標(biāo)的專家委員會(huì)后，在合適的時(shí)間召開評(píng)標(biāo)會(huì)，根據(jù)評(píng)標(biāo)會(huì)的評(píng)估結(jié)果，最終確定合作的軟件廠商。

研究小組建議，在評(píng)估專家選擇時(shí)，需要考慮專家擅長(zhǎng)的領(lǐng)域、專家知識(shí)的時(shí)效性等方面；在招標(biāo)評(píng)分時(shí)，對(duì)軟件選型評(píng)估指標(biāo)體系進(jìn)行調(diào)整得到招標(biāo)指標(biāo)體系，通過招標(biāo)指標(biāo)體系對(duì)評(píng)標(biāo)廠商進(jìn)行評(píng)分。

七、競(jìng)爭(zhēng)性談判

企業(yè)進(jìn)行招標(biāo)評(píng)估后，需要邀請(qǐng)三家以上供應(yīng)商就采購(gòu)事宜進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)性談判。以便縮短準(zhǔn)備期，同時(shí)轉(zhuǎn)移采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)根據(jù)招標(biāo)結(jié)果對(duì)招標(biāo)入圍的兩家廠商進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)性談判。競(jìng)爭(zhēng)性談判主要圍繞價(jià)格和后期的服務(wù)保障進(jìn)行，把自己的風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

但要提醒注意的是，競(jìng)爭(zhēng)性談判不能陷入惡性的價(jià)格談判，而是要在保證乙方一定利潤(rùn)空間的前提下，給企業(yè)爭(zhēng)取到更為完善的后期服務(wù)。這是競(jìng)爭(zhēng)性談判的核心要點(diǎn)。

八、簽署合同

根據(jù)競(jìng)爭(zhēng)性談判，選定一家條件最優(yōu)惠的公司進(jìn)行合作。集團(tuán)企業(yè)執(zhí)行完上面六步之后，在簽署合同時(shí)，需要通過企業(yè)內(nèi)部或者的第三方的商務(wù)和法務(wù)機(jī)構(gòu)簽署合同協(xié)助。