通過深入的調(diào)查與研究，以及對眾多集團(tuán)管理軟件應(yīng)用成功案例的剖析，研究小組發(fā)現(xiàn)和總結(jié)了一套集團(tuán)管理軟件選型方法論。該方法論包含八個階段，即確定集團(tuán)信息化規(guī)劃、成立信息化項目和集團(tuán)管理軟件選型小組、評估集團(tuán)管理需求、篩選重點(diǎn)考察廠商名單、實地考察、招標(biāo)、競爭性談判和簽署合同。

一、確定集團(tuán)信息化規(guī)劃

集團(tuán)企業(yè)在集團(tuán)管理軟件選型時，首先要依據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略及集團(tuán)信息化的規(guī)劃。

若集團(tuán)沒有信息化的規(guī)劃，可以借此機(jī)會進(jìn)行信息化規(guī)劃?？梢愿鶕?jù)集團(tuán)企業(yè)實際情況，決定信息化規(guī)劃的詳細(xì)程度。

企業(yè)確定集團(tuán)信息化規(guī)劃時，可以通過對現(xiàn)狀調(diào)研、系統(tǒng)規(guī)劃和實施計劃等幾個方面來執(zhí)行?，F(xiàn)狀調(diào)研主要是集團(tuán)企業(yè)對企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)現(xiàn)狀、IT現(xiàn)狀、行業(yè)現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研分析，獲取需求和問題；系統(tǒng)規(guī)劃主要是指集團(tuán)企業(yè)針對企業(yè)的需求和問題，給出解決方案；實施計劃主要是指集團(tuán)企業(yè)將系統(tǒng)規(guī)劃的內(nèi)容按時間排列，給出大致的費(fèi)用。

二、成立信息化項目和選型小組

集團(tuán)企業(yè)做好信息化規(guī)劃之后，需要根據(jù)信息化規(guī)劃成立準(zhǔn)備實施的信息化項目和相關(guān)管理軟件選型小組。

選型小組將負(fù)責(zé)整個軟件選型過程的執(zhí)行。選型小組成員至少應(yīng)包括公司副總以上領(lǐng)導(dǎo)一名、信息化負(fù)責(zé)人一名、相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人。另外，根據(jù)選型需要，企業(yè)可以聘請外部專家。但總體來說，選型小組成員以公司內(nèi)部員工為主。

三、評估集團(tuán)管理需求

評估集團(tuán)管理需求是指集團(tuán)企業(yè)成立選型小組之后，由選型小組對選型需求進(jìn)行評估。這個階段的輸出結(jié)果是“企業(yè)軟件需求分析報告”。

評估集團(tuán)管理需求的主要內(nèi)容是集團(tuán)企業(yè)在軟件選型前，對于自身所屬行業(yè)、經(jīng)營狀態(tài)、發(fā)展規(guī)模、主營業(yè)務(wù)等進(jìn)行的全面分析與評估。一般而言，對于企業(yè)自身的評估需要重點(diǎn)側(cè)重企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略、企業(yè)組織結(jié)構(gòu)和企業(yè)業(yè)務(wù)流程三方面，并根據(jù)對以上方面的客觀評估得出符合企業(yè)當(dāng)前需求和發(fā)展規(guī)劃的系統(tǒng)建設(shè)需求，并根據(jù)需求制定相應(yīng)的信息化和軟件策略。

集團(tuán)管理軟件選型步驟

從評估方式而言，可分為企業(yè)自主評估、廠商評估、以及第三方評估三種方式。其中自主評估對自身需求比較了解，但評估專業(yè)性欠缺；廠商評估能夠很好的根據(jù)廠商需求提出產(chǎn)品的功能設(shè)計，但公正性欠缺；第三方評估能夠做到專業(yè)、公正，成本相對較高。綜合考慮，依據(jù)評估需求的重要性和企業(yè)的自身實際情況，最好能采用第三方評估。

另外，研究小組發(fā)現(xiàn)，企業(yè)在需求評估過程中，經(jīng)常出現(xiàn)三種誤區(qū)。第一，評估內(nèi)容有的不全面，有的沒有重點(diǎn)。研究小組認(rèn)為，評估需求要注意全面性，集團(tuán)管理軟件是會涉及企業(yè)經(jīng)營管理的各個方面，因此，評估時不能缺少某一方面的需求；但在保證全面性的同時，企業(yè)還容易犯另外一個錯誤，即忽視企業(yè)的關(guān)鍵與重點(diǎn)需求。企業(yè)最需要通過集團(tuán)管理軟件解決什么問題，這一定要分清楚。一般而言，要列出三個企業(yè)最關(guān)注的問題。第二，評估需求時要注意結(jié)合企業(yè)當(dāng)前與未來的需求。很多企業(yè)往往忽視未來的需求。第三，評估需求時也應(yīng)注意確認(rèn)項目預(yù)算量級，以及項目需求級別。如是百萬元級的投入還是千萬元級的投入，是部門級的需求還是企業(yè)級的需求。這些一定程度上都能夠提高集團(tuán)管理軟件選型效率，節(jié)約成本。

四、篩選重點(diǎn)考察廠商名單

篩選重點(diǎn)考察廠商名單包含確定重點(diǎn)廠商名單和確定招標(biāo)短名單兩個步驟。

確定重點(diǎn)的集團(tuán)管理軟件廠商名單是指企業(yè)在做完需求評估之后，研究小組建議，此階段篩選出5家左右待詳細(xì)評估廠商為宜。這個階段的輸出結(jié)果是：5家待詳細(xì)評估廠商名單。

在確定重點(diǎn)廠商名單之后，企業(yè)需要進(jìn)一步了解這些重點(diǎn)廠商，并結(jié)合自身需求，選擇出適合自己的廠商，作為最終招標(biāo)的重要考察對象。研究小組建議，此階段名單以2~3家為宜。企業(yè)可以通過軟件選型工具——軟件選型指標(biāo)，對具體的集團(tuán)管理軟件廠商進(jìn)行評分和定位，從而高效確定最終參加招標(biāo)的軟件廠商名單。這個階段的輸出結(jié)果是：根據(jù)對重點(diǎn)廠商的打分，選出2~3家進(jìn)入招標(biāo)的廠商。

從具體執(zhí)行而言，確定招標(biāo)短名單的環(huán)節(jié)可以分為如下步驟：

1、廠商評分

根據(jù)自身的行業(yè)性和業(yè)務(wù)需求，通過軟件選型工具——軟件選型指標(biāo)對已經(jīng)確定的5家的重點(diǎn)廠商名單，進(jìn)行評分和定位，然后根據(jù)權(quán)重計算公式給出打分。

2、確定招標(biāo)短名單

選取得分前幾名的軟件廠商，作為最終的參加評估與招標(biāo)的對象。

五、實地考察

在確定招標(biāo)短名單之后，需要花費(fèi)兩周時間對短名單廠商和其樣本客戶進(jìn)行考察。這里主要是考察廠商的實力和廠商的客戶應(yīng)用情況。若不符合要求，直接更換名單廠商。在這一步操作中，應(yīng)盡可能地軟件提供商的公司現(xiàn)場進(jìn)行考察。考察之后，對合格的廠商發(fā)出招標(biāo)書。

六、招標(biāo)

在確定重點(diǎn)的集團(tuán)管理軟件考察廠商名單之后，企業(yè)可以根據(jù)自己所掌握的情況進(jìn)行標(biāo)書的撰寫與發(fā)放，并根據(jù)標(biāo)書進(jìn)行集團(tuán)管理軟件的專門招標(biāo)。通過評估與招標(biāo)等商務(wù)流程，最終確定軟件的合作伙伴，完成集團(tuán)管理軟件選型。本階段的輸出結(jié)果是：招標(biāo)評估結(jié)果，最終合作廠商。

從具體執(zhí)行而言，企業(yè)實施軟件項目招標(biāo)的環(huán)節(jié)可以分為如下步驟：

1、撰寫與發(fā)布標(biāo)書

根據(jù)需求報告和前期的軟件廠商與產(chǎn)品評估分析報告，撰寫軟件項目招標(biāo)書。將招標(biāo)書在相關(guān)媒體或自己網(wǎng)站上進(jìn)行公布，同時向短名單廠商發(fā)出投標(biāo)邀請，一般以2~3家為宜。

2、成立招標(biāo)專家委員會

邀請業(yè)內(nèi)在軟件、信息化領(lǐng)域具有深厚經(jīng)驗的專家參加評標(biāo)。專家人數(shù)一般在5~9人為宜。由專家委員會制定招標(biāo)評分標(biāo)準(zhǔn)。

3、召開評標(biāo)會

收到廠商們提交的標(biāo)書、成立評標(biāo)的專家委員會后，在合適的時間召開評標(biāo)會，根據(jù)評標(biāo)會的評估結(jié)果，最終確定合作的軟件廠商。

研究小組建議，在評估專家選擇時，需要考慮專家擅長的領(lǐng)域、專家知識的時效性等方面；在招標(biāo)評分時，對軟件選型評估指標(biāo)體系進(jìn)行調(diào)整得到招標(biāo)指標(biāo)體系，通過招標(biāo)指標(biāo)體系對評標(biāo)廠商進(jìn)行評分。

七、競爭性談判

企業(yè)進(jìn)行招標(biāo)評估后，需要邀請三家以上供應(yīng)商就采購事宜進(jìn)行競爭性談判。以便縮短準(zhǔn)備期，同時轉(zhuǎn)移采購風(fēng)險根據(jù)招標(biāo)結(jié)果對招標(biāo)入圍的兩家廠商進(jìn)行競爭性談判。競爭性談判主要圍繞價格和后期的服務(wù)保障進(jìn)行，把自己的風(fēng)險降到最低。

但要提醒注意的是，競爭性談判不能陷入惡性的價格談判，而是要在保證乙方一定利潤空間的前提下，給企業(yè)爭取到更為完善的后期服務(wù)。這是競爭性談判的核心要點(diǎn)。

八、簽署合同

根據(jù)競爭性談判，選定一家條件最優(yōu)惠的公司進(jìn)行合作。集團(tuán)企業(yè)執(zhí)行完上面六步之后，在簽署合同時，需要通過企業(yè)內(nèi)部或者的第三方的商務(wù)和法務(wù)機(jī)構(gòu)簽署合同協(xié)助。