管理學(xué)家曾說(shuō)過(guò)，企業(yè)管理行為與溝通密不可分，80% 的管理成本都與溝通有關(guān)。如今“有效溝通”在主流的企業(yè)管理價(jià)值倡導(dǎo)中越來(lái)越被廣泛提及，漸漸成為每一個(gè)管理者必備的素質(zhì)要求。其中最直接的體現(xiàn)就是各大商學(xué)院已經(jīng)把它納入核心課程體系中去。

一、有效溝通之于領(lǐng)導(dǎo)管理

對(duì)于管理者而言，溝通涉及到了企業(yè)管理的方方面面，無(wú)論是戰(zhàn)略制定、計(jì)劃實(shí)施、部門協(xié)調(diào)都離不開(kāi)溝通。那么，有效溝通到底有多重要？在權(quán)威商學(xué)院 MBA 教材上記錄著一個(gè)真實(shí)案例：

一個(gè)美國(guó)高管對(duì)自己底下的員工特別不滿意。他認(rèn)為他們太懶了，早上一上班先沖咖啡，下午還沒(méi)到點(diǎn)就走。于是就給全體員工發(fā)了一份郵件，要求所有人每天準(zhǔn)時(shí)8點(diǎn)開(kāi)早會(huì)，下午不能提前下班。這封郵件被員工傳到了網(wǎng)上引發(fā)軒然大波，因?yàn)槊绹?guó)文化反對(duì)高壓管理，直接導(dǎo)致公司股價(jià)下跌，高管被迫辭職。

這個(gè)案例很典型，人是感情動(dòng)物，不同的溝通方式會(huì)引發(fā)不同的情緒反應(yīng)。如果這位高管能用富有感情色彩的個(gè)人魅力來(lái)宣布規(guī)定，而不是用冰冷的郵件來(lái)下達(dá)命令，相信別人會(huì)更容易接受。

因?yàn)槿司哂猩鐣?huì)屬性，在實(shí)際的社會(huì)生活中每個(gè)人都希望得到別人的尊重和實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。一個(gè)優(yōu)秀的管理者，應(yīng)該具備靈活的溝通方式，根據(jù)不同職工情況劃分不同群體，采取不同的溝通方式。 

如按照年齡來(lái)劃分溝通方式，對(duì)資歷較淺的年輕職工在溝通中適當(dāng)采取鼓勵(lì)認(rèn)可的言語(yǔ)。在他們獨(dú)立承擔(dān)重要工作的情況下要經(jīng)常及時(shí)溝通，對(duì)他們的工作和成績(jī)表示肯定，以此激發(fā)對(duì)方的工作熱情。

對(duì)資歷較深的老員工在溝通上面應(yīng)該表示充分尊重重視，幫助他們發(fā)揮經(jīng)驗(yàn)優(yōu)勢(shì)，給予適當(dāng)交流探討，最大化釋放崗位價(jià)值。

二、有效溝通之于流程管理

企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理所指的「有效溝通」不僅包括各類職場(chǎng)角色、職能部門間的溝通管理，也包括企業(yè)自身的管理制度。但大多數(shù)企業(yè)在這個(gè)方面仍有很大提升空間，這一點(diǎn)在采購(gòu)崗位體現(xiàn)得尤其明顯。

很多采購(gòu)人員大部分時(shí)間都被“低效交流”吞噬著，但低效不代表無(wú)效，無(wú)效是浪費(fèi)很多時(shí)間后仍然沒(méi)有結(jié)果，而低效是能獲得結(jié)果但卻需要經(jīng)歷漫長(zhǎng)的過(guò)程。這里我們所說(shuō)的“低效溝通”就是極大延長(zhǎng)這個(gè)過(guò)程的時(shí)間單位。

我們通過(guò)展開(kāi)電子貿(mào)易行業(yè)的工作場(chǎng)景，來(lái)看看低效溝通是怎么變成采購(gòu)人員的時(shí)間殺手的？

場(chǎng)景1：時(shí)間都花在采購(gòu)詢價(jià)上

電子貿(mào)易行業(yè)貿(mào)易商通常會(huì)同時(shí)代理幾個(gè)品牌，當(dāng)下游客戶有需求時(shí)會(huì)打包所有需求電子元器件信息給業(yè)務(wù)員詢價(jià)，業(yè)務(wù)員接收后再向采購(gòu)提出詢價(jià)需求。當(dāng)多個(gè)采購(gòu)?fù)瑫r(shí)面對(duì)多個(gè)業(yè)務(wù)員的詢價(jià)需求時(shí)，就要針對(duì)同個(gè)產(chǎn)品向供應(yīng)商重復(fù)詢價(jià)，對(duì)不同業(yè)務(wù)員重復(fù)回復(fù)，導(dǎo)致一天的工作產(chǎn)出十分有限。

場(chǎng)景2：時(shí)間都花在采購(gòu)訂單追蹤上

電子貿(mào)易的交易單量大，產(chǎn)品品類多，不同采購(gòu)人員所負(fù)責(zé)的產(chǎn)品不同，導(dǎo)致客戶訂單需要拆分成多張采購(gòu)單，分配給對(duì)應(yīng)的采購(gòu)員進(jìn)行采購(gòu)。再加上采購(gòu)周期參數(shù)不齊，到貨數(shù)量有多有少，這都極大地增加了訂單跟蹤的難度。這時(shí)候當(dāng)業(yè)務(wù)員詢問(wèn)交期時(shí)，采購(gòu)就需要多方確認(rèn)訂單進(jìn)度，導(dǎo)致采購(gòu)一天大部分時(shí)間都用在回復(fù)交期上。

但慶幸的是，這些在采購(gòu)管理上所出現(xiàn)的低效溝通也促進(jìn)企業(yè)邁向信息化管理，幫助企業(yè)引入自動(dòng)化、流程化管理，提高效率。比如以上兩種情況通過(guò)正航軟件就能規(guī)避類似問(wèn)題，系統(tǒng)通過(guò)提供外調(diào)采購(gòu)追蹤功能、單據(jù)流程窗、訂單進(jìn)度提醒等方案達(dá)到全成員可視化訂單追蹤，高效準(zhǔn)確；通過(guò)載入詢價(jià)平臺(tái)，同步更新報(bào)價(jià)單上的詢價(jià)狀態(tài)和記錄，就不用再通過(guò)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)溝通來(lái)傳遞結(jié)果，讓采購(gòu)專注于更有價(jià)值的事情。

總的來(lái)說(shuō)，溝通效益的高低會(huì)影響一個(gè)企業(yè)是否走長(zhǎng)遠(yuǎn)，而建立成熟完善的信息傳遞機(jī)制能夠規(guī)避一切流于表面的工作形式，幫助實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)管理的快速運(yùn)轉(zhuǎn)。