一、傳統(tǒng)手工操作模式下的費(fèi)用管理難點(diǎn)

對(duì)于很多企業(yè)而言，如何有效的管控費(fèi)用支出以及如何快速便捷的進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)，一直是企業(yè)費(fèi)用管理過(guò)程中面臨的難點(diǎn)，主要可包括以下幾個(gè)方面：

1、費(fèi)用管理滯后

很多企業(yè)都是在費(fèi)用發(fā)生后進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)時(shí)或者在財(cái)務(wù)結(jié)算時(shí)，才發(fā)現(xiàn)當(dāng)月費(fèi)用超預(yù)算，給費(fèi)用預(yù)算管理帶來(lái)很大困難，甚至使費(fèi)用預(yù)算流于形式。

2、費(fèi)用管理中審批流程多，時(shí)間久

目前，仍有很多企業(yè)的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)是采用手工填單，并逐級(jí)向上送簽審核。采取此種模式，不僅增加報(bào)銷(xiāo)人的填單工作量（包括重復(fù)填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)人基本信息等），也增加主管的單據(jù)簽核時(shí)間，而如果主管到外地出差無(wú)法簽核單據(jù)，更會(huì)影響費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的時(shí)效。

3、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)頻繁，增加出納人員工作量

對(duì)于人員較多、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)較為頻繁的企業(yè)來(lái)說(shuō)，如果費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)都采取現(xiàn)金支付的方式，出納人員需要多次往返銀行支取現(xiàn)金并按人逐單發(fā)放報(bào)銷(xiāo)款項(xiàng)，這無(wú)形中增加了企業(yè)的人力和時(shí)間成本。

二、利用ERP管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用管理的合理高效

目前，已有很多大中型企業(yè)開(kāi)始使用或正在實(shí)施ERP項(xiàng)目，改善企業(yè)費(fèi)用管理的效率。在此過(guò)程中，如果將費(fèi)用申請(qǐng)、費(fèi)用審批、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)支付等集中到統(tǒng)一的ERP管理平臺(tái)，采取信息化手段集成工作日志、單據(jù)審批系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、網(wǎng)上銀行等，通過(guò)一體化管理，則可實(shí)現(xiàn)費(fèi)用管理的合理高效。費(fèi)用管理實(shí)現(xiàn)流程包括如下：

1、通過(guò)ERP管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用管理的事前控制

對(duì)于需要特別管控的費(fèi)用，如業(yè)務(wù)招待費(fèi)，設(shè)置相應(yīng)的招待費(fèi)用申請(qǐng)單，并預(yù)先設(shè)置好控制限額，通過(guò)ERP管理平臺(tái)進(jìn)行費(fèi)用提醒和預(yù)警。例如，某公司每月招待費(fèi)用需要控制在銷(xiāo)售收入額的5%以?xún)?nèi)，則如果業(yè)務(wù)人員當(dāng)月提交的費(fèi)用申請(qǐng)金額已達(dá)到銷(xiāo)售收入額的4%，則系統(tǒng)將自動(dòng)發(fā)出信息提醒當(dāng)事人及其上級(jí)主管，并要求進(jìn)行費(fèi)用控制。

3、與網(wǎng)上銀行集成，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)支付自動(dòng)化

通過(guò)ERP管理平臺(tái)與企業(yè)網(wǎng)上銀行集成，將已審核的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)數(shù)據(jù)按照標(biāo)準(zhǔn)傳輸至網(wǎng)上電子銀行，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上銀行批量支付，將報(bào)銷(xiāo)款支付到員工工資卡，完成支付后，報(bào)銷(xiāo)人員可在第一時(shí)間收到系統(tǒng)發(fā)出的報(bào)銷(xiāo)款到賬短信。如果將該工資卡與員工的信用卡綁定，則員工歸還信用卡透支款也可自動(dòng)完成。如此，可以大幅減少出納人員的工作量，而其便利性也可同時(shí)提高員工滿(mǎn)意度。

4、與ERP財(cái)務(wù)模塊集成，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)憑證自動(dòng)生成

在ERP管理平臺(tái)上，可以設(shè)置費(fèi)用支出項(xiàng)目、部門(mén)、費(fèi)用科目之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系，由系統(tǒng)自動(dòng)匹配正確的會(huì)計(jì)科目，通過(guò)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單與財(cái)務(wù)模塊的集成接口，將已完成費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)支付的單據(jù)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證，從而有效提高了會(huì)計(jì)人員的憑證處理效率，減少會(huì)計(jì)憑證編制的工作量。

以上通過(guò)ERP管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)費(fèi)用預(yù)算控制、單據(jù)審批、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)支付、會(huì)計(jì)賬務(wù)處理的無(wú)縫連接，可以極大的提高企業(yè)費(fèi)用管理的效率。