一、傳統(tǒng)手工操作模式下的費用管理難點

對于很多企業(yè)而言，如何有效的管控費用支出以及如何快速便捷的進行費用報銷，一直是企業(yè)費用管理過程中面臨的難點，主要可包括以下幾個方面：

1、費用管理滯后

很多企業(yè)都是在費用發(fā)生后進行報銷時或者在財務(wù)結(jié)算時，才發(fā)現(xiàn)當(dāng)月費用超預(yù)算，給費用預(yù)算管理帶來很大困難，甚至使費用預(yù)算流于形式。

2、費用管理中審批流程多，時間久

目前，仍有很多企業(yè)的費用報銷是采用手工填單，并逐級向上送簽審核。采取此種模式，不僅增加報銷人的填單工作量（包括重復(fù)填寫報銷人基本信息等），也增加主管的單據(jù)簽核時間，而如果主管到外地出差無法簽核單據(jù)，更會影響費用報銷的時效。

3、費用報銷頻繁，增加出納人員工作量

對于人員較多、費用報銷較為頻繁的企業(yè)來說，如果費用報銷都采取現(xiàn)金支付的方式，出納人員需要多次往返銀行支取現(xiàn)金并按人逐單發(fā)放報銷款項，這無形中增加了企業(yè)的人力和時間成本。

二、利用ERP管理平臺，實現(xiàn)費用管理的合理高效

目前，已有很多大中型企業(yè)開始使用或正在實施ERP項目，改善企業(yè)費用管理的效率。在此過程中，如果將費用申請、費用審批、費用報銷支付等集中到統(tǒng)一的ERP管理平臺，采取信息化手段集成工作日志、單據(jù)審批系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、網(wǎng)上銀行等，通過一體化管理，則可實現(xiàn)費用管理的合理高效。費用管理實現(xiàn)流程包括如下：

1、通過ERP管理平臺，實現(xiàn)費用管理的事前控制

對于需要特別管控的費用，如業(yè)務(wù)招待費，設(shè)置相應(yīng)的招待費用申請單，并預(yù)先設(shè)置好控制限額，通過ERP管理平臺進行費用提醒和預(yù)警。例如，某公司每月招待費用需要控制在銷售收入額的5%以內(nèi)，則如果業(yè)務(wù)人員當(dāng)月提交的費用申請金額已達到銷售收入額的4%，則系統(tǒng)將自動發(fā)出信息提醒當(dāng)事人及其上級主管，并要求進行費用控制。

3、與網(wǎng)上銀行集成，實現(xiàn)費用報銷支付自動化

通過ERP管理平臺與企業(yè)網(wǎng)上銀行集成，將已審核的費用報銷數(shù)據(jù)按照標準傳輸至網(wǎng)上電子銀行，實現(xiàn)網(wǎng)上銀行批量支付，將報銷款支付到員工工資卡，完成支付后，報銷人員可在第一時間收到系統(tǒng)發(fā)出的報銷款到賬短信。如果將該工資卡與員工的信用卡綁定，則員工歸還信用卡透支款也可自動完成。如此，可以大幅減少出納人員的工作量，而其便利性也可同時提高員工滿意度。

4、與ERP財務(wù)模塊集成，實現(xiàn)會計憑證自動生成

在ERP管理平臺上，可以設(shè)置費用支出項目、部門、費用科目之間的對應(yīng)關(guān)系，由系統(tǒng)自動匹配正確的會計科目，通過費用報銷單與財務(wù)模塊的集成接口，將已完成費用報銷支付的單據(jù)自動生成會計憑證，從而有效提高了會計人員的憑證處理效率，減少會計憑證編制的工作量。

以上通過ERP管理平臺實現(xiàn)費用預(yù)算控制、單據(jù)審批、費用報銷支付、會計賬務(wù)處理的無縫連接，可以極大的提高企業(yè)費用管理的效率。