ERP系統(tǒng)導(dǎo)入后下一步該做什么?

隨著企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大、營運績效的成長、市場版圖的擴(kuò)增，發(fā)展中的企業(yè)仍需要持續(xù)不斷的調(diào)整改善作業(yè)模式，才能迅速因應(yīng)外界的變化，故優(yōu)化作業(yè)流程，就屬其中重要的一環(huán)。

圖1 企業(yè)供應(yīng)鏈流程

企業(yè)供應(yīng)鏈流程

1：ERP幫你找出問題，解決問題

一家導(dǎo)入ERP多年的百貨貿(mào)易業(yè)，常存在庫存帳總與實際庫存量有出入，雖定期盤點調(diào)整，但不正常的盤盈盤虧，無形的存貨成本總是在消耗著。檢視采購循環(huán)、銷售循環(huán)，一切皆依標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序進(jìn)行，系統(tǒng)單據(jù)均按時入賬，仍有差異值存在。重新檢視了相關(guān)流程，問題點出在很難避免的人為疏失，這個點是ERP系統(tǒng)無法控管的死角。

狀況一

實際包裝出貨品項與客戶下訂的內(nèi)容不符、數(shù)量不合，導(dǎo)致退換貨、補(bǔ)貨經(jīng)常發(fā)生，所衍生的相關(guān)費用皆是無形的成本。原因是倉管人員接到內(nèi)部傳來的撿貨單，統(tǒng)整后依據(jù)單據(jù)上的品項至倉庫貨架上取貨、再進(jìn)行包裝。從倉庫取出來的貨品，必須人工逐一核對品項、數(shù)量，若出貨單量大，品項多，就容易發(fā)生錯誤，再多加人力進(jìn)行包裝前的復(fù)檢，無形中也是一種成本，此時ERP系統(tǒng)能幫上什么忙呢?

狀況二

商品多樣且細(xì)致，由國外進(jìn)貨后必須逐一檢查商品質(zhì)量，再進(jìn)行入庫，入系統(tǒng)帳時，必須把良品與不良品的清點后確實入賬，由于品項繁多，人工輸單也常發(fā)生輸錯品項、打錯數(shù)量的情況。

狀況三

商品品項多，盤點工作耗時費工，倘若不定期盤點，常發(fā)生帳上有存量，倉庫內(nèi)卻無貨可出的窘?jīng)r。

2：善用工具，提升效率

此實例行業(yè)別存在的商品特性，品項多又雜，必須落實送出正確的品項，找出有效率管理及盤點商品的方法。

首先，先針對所有的品項進(jìn)行條形碼的編制，一物一號，若覺得麻煩，可直接將現(xiàn)行的產(chǎn)品編號直接對應(yīng)成條形碼，如果企業(yè)已應(yīng)用國際條形碼，則無需再另外編制；搭配條形碼機(jī)，打印出條形碼貼條，張貼于對應(yīng)的產(chǎn)品上。既然正確的訂購出貨品項是存在系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)值，若能搭配有存入數(shù)據(jù)特性的盤點機(jī)及條形碼進(jìn)行掃描撿貨，利用工具進(jìn)行核對，即能快速正確的撿貨出貨。

將出貨的訂單數(shù)據(jù)報含產(chǎn)品品項、數(shù)量等傳輸至盤點機(jī)中，取代原先打印撿貨單的動作；撿貨時，利用盤點機(jī)掃描的功能，逐一掃瞄產(chǎn)品上的條形碼，倘若掃到錯誤的產(chǎn)品，機(jī)器就會提示警告，如此再也不擔(dān)心人員撿錯貨。完成撿貨后，可將盤點機(jī)上的數(shù)據(jù)導(dǎo)回ERP系統(tǒng)中，再進(jìn)行二次檢核，當(dāng)實際出貨數(shù)量與出貨單據(jù)數(shù)量不符時，可自行決定是要變更ERP系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)，或待貨齊時再進(jìn)行包裝出貨。

3：進(jìn)貨驗收，準(zhǔn)確快速

商品大量進(jìn)貨時，透過掃描條形碼替代人工進(jìn)行進(jìn)貨單品項的輸入，處理點貨驗收的同時，也一并將合格的原物料進(jìn)行系統(tǒng)入賬，再與原采購單進(jìn)行數(shù)量品項的核對，一方面可降低人工點貨的錯誤，也降低人工誤植數(shù)據(jù)的機(jī)會，加速產(chǎn)品驗貨上架入賬的速度。

4：落實盤點，確切掌控庫存量

透過ERP系統(tǒng)的盤點功能，亦可將系統(tǒng)內(nèi)的庫存量等信息轉(zhuǎn)至盤點機(jī)中，無論是定期盤點或者不定期盤點，皆能正確有效率地完成抽盤、全盤等作業(yè)，并完整的將盤點后的數(shù)據(jù)回傳至ERP系統(tǒng)中，經(jīng)由系統(tǒng)自動產(chǎn)生盤點差異文件的功能，迅速地針對盤盈盤虧作業(yè)進(jìn)行處理，并同步至財務(wù)賬冊中。

圖2 庫存狀況一覽表

庫存狀況一覽表

圖3 盤點明細(xì)表

盤點明細(xì)表

ERP系統(tǒng)的建置是企業(yè)信息化的第一步

ERP系統(tǒng)要有效率地提升企業(yè)的質(zhì)與量，作為企業(yè)營運分析信息的提供者，除了在導(dǎo)入初期依據(jù)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的作業(yè)流程建置，內(nèi)部人員的配合，后續(xù)隨著企業(yè)營運版圖的擴(kuò)展，時時調(diào)整改善，依據(jù)實際狀況進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化，時而搭配工具，才能讓系統(tǒng)功能有最大化的發(fā)揮。