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財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化有什么好處呢?此文來告訴你!

財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化,是美好的夢(mèng)想,也是會(huì)計(jì)人員的努力方向。但是,一體化并不意味著完全融合,至少在現(xiàn)階段,財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)必須保持相對(duì)獨(dú)立性。會(huì)計(jì)可以使用和利用業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù),但不能左右業(yè)務(wù)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)系統(tǒng)可以使業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)入本系統(tǒng),但是不允許保留審查和修正的權(quán)利的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)完全自主,不通過財(cái)務(wù)審查節(jié)點(diǎn)寫入會(huì)計(jì)系統(tǒng)。會(huì)計(jì)系統(tǒng)設(shè)置審查節(jié)點(diǎn)的目的和意義是錯(cuò)誤的防篡改和分擔(dān)責(zé)任,不一定要人工審查,有時(shí)也可以打開這個(gè)節(jié)點(diǎn)的入口,不審查就可以釋放,但審查直接釋放的決定權(quán)在會(huì)計(jì)系統(tǒng),釋放后的責(zé)任也在會(huì)計(jì)系統(tǒng)和會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)人。

有些人用貶義詞破壞來描述財(cái)務(wù)保持相對(duì)獨(dú)立的方法。

對(duì)于財(cái)務(wù)來說,可以接受財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化,不能接受業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化,不能接受失去原則和會(huì)計(jì)主權(quán)的必須和業(yè)務(wù)一體化。讓我們談?wù)勗颉?/p>

一、主導(dǎo)規(guī)則問題

“財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化”與“業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化”看似一樣,反正是兩個(gè)東西融合成一體,好像結(jié)果一樣。其實(shí)不然,這里涉及到誰主導(dǎo)、規(guī)則沖突時(shí)適用誰的規(guī)則問題。這里說的要一體化的“財(cái)務(wù)”,更多的是指“會(huì)計(jì)”,所以下面的描述中財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)通用或混用。

會(huì)計(jì)法、會(huì)計(jì)準(zhǔn)則等對(duì)會(huì)計(jì)處理有明確且硬性的要求,企業(yè)必須遵守。這些規(guī)則在會(huì)計(jì)方面的效力要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于業(yè)務(wù)規(guī)則。舉幾個(gè)例子:

1.發(fā)貨與銷售。

很多單位的業(yè)務(wù)系統(tǒng),把“發(fā)貨”當(dāng)做“銷售”。發(fā)貨是可以清晰的判斷和記錄的,業(yè)務(wù)系統(tǒng)要準(zhǔn)確反映貨物的存放地點(diǎn)和數(shù)量,同時(shí)發(fā)貨往往意味著銷售,所以業(yè)務(wù)系統(tǒng)很可能將發(fā)貨看成是“銷售”。而會(huì)計(jì)上的銷售是否成立,有嚴(yán)格的、復(fù)雜的判斷標(biāo)準(zhǔn)。如果會(huì)計(jì)也跟著業(yè)務(wù)把發(fā)貨直接當(dāng)成銷售,會(huì)計(jì)很可能招來“提前或推遲確認(rèn)銷售收入”的麻煩。

2.存貨。

企業(yè)購入的東西,不管以后是否銷售,業(yè)務(wù)系統(tǒng)往往都要入庫,作為存貨或其他資產(chǎn),以方便管理。

會(huì)計(jì)上,從一開始就決定不用于銷售的東西,不作為存貨核算,因?yàn)榇尕浀亩x就是“用于銷售的”,不用于銷售的東西不符合存貨定義。

如購入用于市場(chǎng)營銷時(shí)贈(zèng)送給客戶的宣傳品,會(huì)計(jì)準(zhǔn)則講解明確說購入時(shí)即計(jì)入“銷售費(fèi)用”。有的企業(yè)是批量、招標(biāo)采購,一次采購的金額很大、使用時(shí)間可能長達(dá)一年。此時(shí)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)記錄這些資產(chǎn)是必要的,但會(huì)計(jì)不作為存貨。

3.存貨發(fā)出計(jì)價(jià)。

很多企業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng),原材料、維修備件等購入時(shí)記錄每一批次的單價(jià),發(fā)出時(shí)按照該單價(jià)減存貨,即相當(dāng)于采用(批次)個(gè)別計(jì)價(jià)法。

相同的、可以替代使用的原材料或備件,雖然不同批次單價(jià)不同,但會(huì)計(jì)區(qū)分不同存貨的標(biāo)志是規(guī)格用途等而不是單價(jià),不同批次購入的可以替代使用的東西要視為一種存貨,發(fā)出時(shí)的計(jì)價(jià)方法可以采用先進(jìn)先出法、加權(quán)平均法,但絕對(duì)不能采用個(gè)別計(jì)價(jià)法(至于為什么,過兩天單獨(dú)寫個(gè)帖子說明。認(rèn)為個(gè)別計(jì)價(jià)法“最準(zhǔn)確”、最好、恨不得所有東西都個(gè)別計(jì)價(jià)的同志,不用急于拍磚,等到以后的帖子上拍)。

不舉更多的例子了。上述例子無非是說明:業(yè)務(wù)系統(tǒng)如果愿意且能夠與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)一體化,可以;但財(cái)務(wù)系統(tǒng)不能放棄原則去與業(yè)務(wù)系統(tǒng)一體化。

由財(cái)務(wù)系統(tǒng)拓展開去的一體化軟件,如從做會(huì)計(jì)電算化開始,逐步加入固定資產(chǎn)、存貨進(jìn)銷存、生產(chǎn)成本等模塊而最終一體化的軟件,其規(guī)則比原先做非財(cái)務(wù)、后來加入核算模塊的一體化軟件,更能符合會(huì)計(jì)法和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的規(guī)定。

二、核對(duì)與差錯(cuò)問題

財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化,很多財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)從業(yè)務(wù)中來,它的好處很明顯:一是提高效率,財(cái)務(wù)不用重復(fù)錄入數(shù)據(jù);二是減少財(cái)務(wù)人員錄入過程中的差錯(cuò)。

但一體化的缺陷,也恰恰來自于它的優(yōu)點(diǎn):數(shù)出一源,意味著源頭的錯(cuò)誤或舞弊也將輸送到財(cái)務(wù)。

那位大師列舉的“破壞”業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化的情形,如核算系統(tǒng)保留直接錄入或補(bǔ)錄的入口、進(jìn)入核算系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)存在臺(tái)賬入口、會(huì)計(jì)系統(tǒng)允許人為修改數(shù)據(jù)等,正是確保核算系統(tǒng)是根據(jù)會(huì)計(jì)法和會(huì)計(jì)制度、會(huì)計(jì)準(zhǔn)則核算而不是被動(dòng)接受 “業(yè)務(wù)規(guī)則”的必要措施;同時(shí)也是對(duì)與財(cái)務(wù)相關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核和修改的必要措施。

1.差錯(cuò)問題。

在一體化之前,財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)平行記錄,各記各的,缺點(diǎn)是浪費(fèi)人工,缺乏效率;優(yōu)點(diǎn)是能相互核對(duì),一方有錯(cuò)、另一方出現(xiàn)同樣錯(cuò)誤的可能性非常低,通過對(duì)賬可以發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤。

一體化之后,如果源頭出現(xiàn)了錯(cuò)誤,財(cái)務(wù)直接無條件接收業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),就連同錯(cuò)誤數(shù)據(jù)一起接收了。一體化降低了前端錯(cuò)誤被財(cái)務(wù)發(fā)現(xiàn)的概率。

2.舞弊問題。

舞弊與錯(cuò)誤表現(xiàn)形式相同,動(dòng)機(jī)不同。一開始可能是錯(cuò)誤,當(dāng)發(fā)生錯(cuò)誤的人發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤無人發(fā)現(xiàn)之后,可能會(huì)有意舞弊獲利。

這樣的例子現(xiàn)實(shí)中發(fā)生過多起,舞弊者通過在業(yè)務(wù)端故意輸入錯(cuò)誤數(shù)據(jù)或修改數(shù)據(jù)然后傳到財(cái)務(wù)端,低價(jià)取得貨物或截留銷售款。由于財(cái)務(wù)部門過分相信業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),相信“計(jì)算機(jī)不會(huì)出錯(cuò)”,導(dǎo)致舞弊長期未被發(fā)現(xiàn)。

對(duì)于業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生但財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)沒有發(fā)現(xiàn)的問題,會(huì)計(jì)部門也負(fù)有責(zé)任;對(duì)于接受業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)有差異的規(guī)則產(chǎn)生的問題,會(huì)計(jì)部門負(fù)有不可推卸的責(zé)任。為了發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或舞弊以及修正財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)規(guī)則不同產(chǎn)生的差異,財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)必須對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核,發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或不符合會(huì)計(jì)規(guī)定的,需要從業(yè)務(wù)端修改的,通知業(yè)務(wù)部門修改;不需要業(yè)務(wù)部門修改的,會(huì)計(jì)直接修改。

所以,盡管財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化有很多優(yōu)點(diǎn),但財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門和相關(guān)人員仍舊要堅(jiān)持財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的規(guī)則,不能屈就業(yè)務(wù)規(guī)則;不能過分相信、依賴業(yè)務(wù)數(shù)據(jù);不能寄希望于計(jì)算機(jī)或程序完全取代人的智慧。


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